Personuppgifter och dataskydd vid rekrytering

Stockholms stad använder ett rekryteringsverktyg som tillhandahålls av en extern leverantör (Talentech AB, nedan ’Talentech’). Rekryteringsverktyget, som heter Varbi, fungerar som ett stöd för kontakt mellan arbetssökande och arbetsgivare och används av både privata och offentliga arbetsgivare. I verktyget kan du skicka in arbetsansökningar till flera olika arbetsgivare. Talentech är personuppgiftsansvarig för vissa uppgifter som är nödvändiga för att kunna skicka in arbetsansökningar, till exempel användaruppgifter som du som användare lägger in i din profil. 

Stockholms stads personuppgiftsbehandling påbörjas först när din ansökan skickas in och inkommer till en av stadens nämnder eller bolag. 

Kommer du vidare i en rekryteringsprocess kan du få utföra tester i andra rekryteringsverktyg. Det kan ske om det finns många sökande till en tjänst eller om du är en av slutkandidaterna.

Har du skyddade personuppgifter?

Har du skyddade personuppgifter enligt beslut av Skatteverket, kontakta rekryterande chef eller ansvarig rekryterare innan du ansöker.

Varför behandlas personuppgifter?

Stockholms stads nämnder och bolag behandlar personuppgifter för att genomföra rekryteringar enligt gällande lagstiftning. För detta ändamål kommer personuppgifter att behandlas vid mottagande av arbetsansökan och tillhörande meddelanden. De rättsliga grunderna för rekryteringsprocessen är för att:

• utföra en uppgift av allmänt intresse eller berättigat intresse (mottagande och hantering av inskickad ansökan om tjänst)
• fullgöra ett avtal eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås (i förekommande fall aktuellt inför upprättande av anställningsavtal)
• fullgörande av rättslig förpliktelse (arkivering i enlighet med gällande arkiv- och gallringsregler, vilka baseras på gällande rätt, bland annat diskrimineringslagen).

Personuppgifter som skickas in till nämnd eller bolag via rekryteringsverktyget kommer inte att användas i annat syfte än för att genomföra rekryteringar. Det är dock viktigt att känna till att handlingar som inkommer till nämnd eller bolag kan bli allmänna handlingar och därmed kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen.

Vilka personuppgifter behandlas?

De personuppgifter som behandlas är de du anger i din ansökan om tjänst, vanligtvis:

• namn (för- och efternamn)
• adressuppgifter
• kontaktuppgifter (telefon och e-post)
• cv-uppgifter (tidigare anställningar och utbildningar, anställningsförhållanden, referenser)
• arbetsintyg/betyg och utbildningsunderlag
• de uppgifter som ingår i ditt personliga brev.

Vi får endast behandla de personuppgifter som är relevanta i förhållande till personuppgiftsbehandlingens ändamål. Därför ber vi dig initialt i rekryteringsprocessen att inte dela känsliga personuppgifter, som till exempel uppgifter om din hälsa.

Om du i en rekrytering får genomföra tester behandlas också dina testresultat i testverktygen.

Så delas personuppgifterna

De som tar del av personuppgifterna inom Stockholms stad är anställda eller konsulter hos respektive nämnd och bolag som har till uppgift att hantera rekryteringar. Vid behov kan även registratorer och it-personal behandla uppgifterna.

Så lagras dina personuppgifter

Stockholms stad använder sig av principen om lagringsminimering. Det innebär att personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar. 

När du ska ansöka om en tjänst i Stockholms stad registrerar du först en kandidatprofil i rekryteringsverktyget, där du kan se dina ansökningar till en eller flera arbetsgivare i pågående rekryteringar. Stockholms stad kan inte påverka när dina personuppgifter i din kandidatprofil raderas i rekryteringsverktyget Varbi. Detta är en hantering som du styr vid behov med stöd av leverantören Talentech. Om du ansöker till en ledig tjänst i Stockholms stad så kommer staden, när ansökan är mottagen, att behandla dina personuppgifter i den pågående rekryteringen. Dessa inkomna uppgifter raderas efter 30 månader. För de som inte blivit anställda till den sökta tjänsten arkiveras endast namn enligt gällande lagstiftning.

I de testverktyg som Stockholms stads använder vid vissa rekryteringar lagras dina personuppgifter och testresultat i 24 månader. Dina testresultat kommer dock endast att användas i de rekryteringar du godkänner. 

Dina rättigheter

Du har rätt att vända dig till respektive personuppgiftsansvarig nämnd eller bolag i Stockholms stad för att få tillgång till dina personuppgifter, för att begära rättelse, radering och överföring av personuppgifter eller begränsning av behandling och för att invända mot behandling. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och arkivregler kan innebära begränsningar i vissa av dina rättigheter.

Dataskyddsombud finns vid respektive nämnd och bolag inom Stockholms stad.

Dataskyddsombud

Klagomål på personuppgiftsbehandlingen kan ges till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

E-post: imy@imy.se

Integritetsskyddsmyndighetens webbplats