Personuppgifter och dataskydd vid rekrytering

Främst används ett rekryteringsverktyg som fungerar som ett kontaktnätverk mellan dig och arbetsgivare. Där kan du skicka in en arbetsansökan och intresseanmälan till flera olika arbetsgivare. Det medför att Stockholms stad inte tar del av din ansökan eller intresseanmälan förrän du bestämt dig för att skicka in underlag till en av Stockholms stads nämnder eller bolag genom systemet.

Hanteringen ovan innebär därför att Stockholms stads personuppgiftsbehandling påbörjas när ansökan eller intresseanmälan skickas in och inkommer till en nämnd eller ett bolag inom Stockholms stad. Varbi AB (nedan Varbi) är personuppgiftsansvarig för rekryteringsverktyget som de tillhandahåller till arbetssökande och arbetsgivare inom både offentlig och privat sektor.

Kommer du vidare i en rekryteringsprocessen kan du få utföra tester i andra rekryteringsverktyg. Det kan ske om det finns många sökande i en process eller om du är en av slutkandidaterna.

Varför behandlas personuppgifter?

Stockholms stads nämnder och bolag behandlar personuppgifter för att genomföra rekryteringar enligt gällande lagstiftning. För detta ändamål kommer personuppgifter att behandlas vid mottagande av intresseanmälan, arbetsansökan och tillhörande meddelanden. De rättsliga grunderna för rekryteringsprocessen är för att

• utföra en uppgift av allmänt intresse eller berättigat intresse (mottagande och hantering av inskickad ansökan om tjänst)
• fullgöra ett avtal eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås (i förekommande fall aktuellt inför upprättande av anställningsavtal)
• fullgörande av rättslig förpliktelse (arkivering i enlighet med gällande arkiv- och gallringsregler, vilka baseras på gällande rätt, bland annat diskrimineringslagen).

Personuppgifter som skickas in till nämnd eller bolag kommer inte att användas i annat syfte än för att genomföra rekryteringar. Samtidigt är det viktigt att veta att handlingar som lämnas till nämnd eller bolag kan bli allmänna handlingar och att de då kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen.

Vilka personuppgifter behandlas?

De personuppgifter som behandlas är de du skickat in såsom följande:

• namn (för- och efternamn)
• adressuppgifter
• kontaktuppgifter (telefon och e-post)
• cv-uppgifter (tidigare anställningar och utbildningar, anställningsförhållanden, referenser)
• personligt brev.

För att endast personuppgifter som är relevanta och inte för omfattande i förhållande till personuppgiftsbehandlingens ändamål ska behandlas ber vi dig initialt i rekryteringsprocessen att inte dela känsliga personuppgifter, såsom exempelvis uppgift om hälsa.

Om du i en rekryteringsprocess får genomföra tester hanteras också dina testresultat i testverktygen.

Så delas personuppgifterna

De som tar del av personuppgifterna inom Stockholms stad är anställda eller konsulter hos respektive nämnd och bolag som har till arbetsuppgift att hantera rekryteringar. Även exempelvis registratorer och it-personal kan förekomma. De kategorier av mottagare som Stockholms stad kan komma att dela personuppgifterna med är andra nämnder inom Stockholms stad, upphandlade leverantörer, såsom exempelvis rekryteringsföretag, extern it-leverantör och andra personuppgiftsbiträden.

Så lagras dina personuppgifter

Stockholms stad iakttar principen om lagringsminimering. Det innebär att personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar. När Stockholms stad mottagit personuppgifter från dig vid rekrytering raderas dina personuppgifter inkomna till Stockholms stad efter 30 månader. För de som inte erhållit sökt tjänst arkiveras endast namn enligt gällande lagstiftning. Stockholms stad kan inte påverka när dina personuppgifter raderas i Varbis rekryteringsverktyg, utan det är en hantering som du styr i rekryteringsverktyget tillsammans med Varbi.

I de testverktyg som Stockholms stads serviceförvaltning använder i en del rekryteringsprocesser lagras dina personuppgifter och testresultat i 24 månader.

Kontakt

Du har rätt att vända dig till respektive personuppgiftsansvarig nämnd eller bolag för att få tillgång till dina personuppgifter, för att begära rättelse, radering och överföring av personuppgifter eller begränsning av behandling och för att invända mot behandling. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och arkivregler kan emellertid innebära begränsningar i vissa av dina rättigheter.

Dataskyddsombud finns på respektive förvaltning och bolag inom Stockholms stad.

Dataskyddsombud

Klagomål på personuppgiftsbehandlingen kan ges till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

E-post: imy@imy.se