Vikariat Skolsekreterare Gubbängsskolan

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Gubbängsskolan är en grundskola F-9 med 710 elever. Vår vision är ”En skola där alla vill utvecklas och får lust att lära sig mer” och skolans ledord är ”Vi hälsar på varandra”, ”Vi visar respekt och hänsyn” och ”Vi gör vårt bästa.
Vi vill samla de bästa kompetenserna och söker dig som vill ha en utmaning i dynamisk och kreativ miljö.

Din roll

I rollen som skolsekreterare arbetar du med att ge service, information och stöd till såväl personal och elever inom organisationen som externa parter. Arbetsuppgifterna är varierande och arbetet på expeditionen kan tidvis vara stressigt och kräver att du klarar av att hantera många arbetsuppgifter. Du arbetar löpande med skolans ekonomiadministration samt personal- och löneadministration, extern kommunikation såsom telefonsamtal, mail, ta emot besökare men också intern kommunikation, inköp av material m.m. Du assisterar skolledningen och är en hjälpande hand till skolans pedagoger och personal.

Som skolsekreterare är du ansiktet utåt samt länken mellan de olika avdelningarna på skolan. Det är av största vikt att du behåller ett trevligt bemötande gentemot elever, besökare och vår egen personal, i alla situationer.

Din kompetens och erfarenhet

-Administrera skolintagningar och elevplaceringar samt vara behjälplig vid “Söka skola”-processen.

- Rapportera statistik och uppgifter till SCB.

-Genomföra elevregistreringar och uppdateringar i BER.

- Hantera ärenden och administration kring modersmålsundervisning.

-Betygshantering

- Ansvara för vikarieanskaffning vid behov.

-Personaladministration, inklusive hantering av sjukintyg, anställningsavtal och administration i LISA självservice.

-Ansvara för kontering av fakturor och rekvisitioner i Agresso.

-Ansvara för diarieföring och arkivering enligt stadens rutiner och offentlighetsprincipen i eDok.

- Vid behov avlasta skolledningen med löpande administration och övriga uppgifter som uppkommer.

Kvalifikationer

Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration och personal eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Vi söker dig med mycket god digital kompetens och erfarenhet av att arbeta självständigt i stadens system (LISA, BER, eDok och Agresso) samt i Microsoft Office.

För att lyckas i rollen som skolsekreterare ska du vara noggrann, strukturerad och självgående. Som person har du god helhets förståelse och kan snabbt sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter. Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet. Du har mycket goda kunskaper i svenska både i tal och skrift.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.