Vass administratör till Skärholmens stadsdelsförvaltning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Skärholmens stadsdelsförvaltning är en av Stockholms stads 11 stadsdelsförvaltningar och omfattar stadsdelarna Bredäng, Sätra, Skärholmen och Vårberg. Här arbetar mer än 1000 medarbetare för våra 37.000 invånare. Vi erbjuder en kommunal verksamhet som vi är stolta över och vi har en fantastisk mångfald. Välkommen med ditt unika bidrag!

Välkommen till oss

Tjänsten är placerad inom enheten Administration och IT som är en del av avdelning HR, administration och nämnd. Hos oss jobbar cirka 33 medarbetare. Vi skulle beskriva oss själva som ett glatt gäng som hjälps åt och driver verksamheten framåt. Enhetschefen heter Maria och tillsammans med två teamledare, Yvrose och Jenny, sköts det dagliga arbetet med positiv anda och med målet att ge bästa möjliga service. Vi jobbar aktivitetsbaserat i ett öppet kontorslandskap. I din tjänst kommer du att samverka och arbeta tillsammans med hela förvaltningen men du arbetar främst tätt tillsammans med teamledare, övriga administratörer och samordnare mot förvaltningens avdelning stöd och service. 

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig bra flextidsvillkor, semesterväxling, friskvårdsersättning, vinter- samt
sommararbetstid, förmånlig tjänstepension och möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter. Läs gärna om våra förmåner inom Stockholms stad här.

Vi sitter i moderna och fräscha lokaler på Måsholmstorget, nära Skärholmens tunnelbana och har ett aktivitetsbaserat arbetssätt samt ett öppet arbetsklimat.

Din roll

Hos oss kommer du att få en stor variation av arbetsuppgifter där den ena dagen inte är den andra lik. Du kommer att arbeta i ett rätt högt tempo där deadlines är i fokus. Rollen som administratör innebär ett mycket verksamhetsnära arbete med många utåtriktade kontakter. Du arbetar mycket serviceinriktat och har regelbundna kontakter med allt från chefer, handläggare, controllers, verksamhetsutvecklare, utförare och leverantörer. Rollen innebär även dokumenthantering, behörighetstilldelning, avtalsskrivning, avgiftshantering, arkivredogörare, akthantering, fakturagranskning samt att utföra beställningar i bland annat stadens inköpssystem.
Rollen är både kontaktsökande och mottagande, och vi ser gärna att du vill utveckla och förbättra arbetsprocesserna tillsammans med oss. Även andra administrativa arbetsuppgifter tillkommer.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:
• Erfarenhet av att arbeta administrativt.
• Vana av att samarbeta med olika aktörer.
• Vana av att arbeta med LSS eller hemtjänst
• Erfarenhet av arbete i stadens system som till exempel LISA, Agresso, Paraply och Medvind
• Erfarenhet av Personalrapportering
• Hög social kompetens.
• God datavana.
• Mycket god svenska i tal och skrift.
• Teamkänsla.
• Gymnasieexamen.

Det är mycket meriterande om du har:
• Kunskap i andra språk, särskilt engelska.
• Kunskap om Stadens avtalskatalog
• Tidigare arbete i utvecklingsfrågor som till exempel AI
• Arbetar eller har arbetat inom Stockholm stad
• Högskoleutbildning inom relevant område

Dina personliga egenskaper
Vi söker dig som trivs med varierande arbetsuppgifter och har en förmåga att snabbt växla mellan olika typer av uppdrag samt en vilja att aktivt bidra med en god anda att utveckla enheten Administration och IT. Du gillar att ha många bollar i luften och är en social person som är öppen och ser möjligheter i det som händer under arbetsdagarna. Du behöver vara självgående, utåtriktad, serviceinriktad, stresstålig, strukturerad, lösningsorienterad och gilla att skapa ordning samt ser detaljer som en självklar del i helheten. Då rollen innefattar lönehantering, fakturahantering, administrering i flera system och andra samordnade uppgifter, är det viktigt med god administrativ förmåga, noggrannhet och ansvarstagande. I rollen är det viktigt att du har tilltro till chef och sina kollegor. Du är en person som ofta kommer med egna initiativ i syfte att förbättra och utveckla. I rollen kommer du att ha kontakt med hela förvaltningen vilket förutsätter en väldigt god samarbetsförmåga.

Övrigt
Vi kan komma att tillämpa provanställning.
Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor gällande kvalifikationerna ovan som du får besvara på i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Du behöver alltså inte förbereda något personligt brev.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.