Skolsekreterare till Skarpnäcks skola

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Arbetsplatsbeskrivning

En nyckelperson i skolans administrativa nav

Skarpnäcks skola söker nu en erfaren, serviceinriktad och professionell skolsekreterare som vill arbeta i en stor och dynamisk F–9-skola med starkt fokus på inkludering, kvalitet och trygghet i hela verksamheten. Är du van att ta ansvar, trivs i en händelserik vardag och vill bidra till att skapa goda förutsättningar för elever och personal? Då vill vi gärna träffa dig.

Om Skarpnäcks skola

Skarpnäcks skola ligger i Kärrtorp i södra Stockholm och är en F–9-skola med cirka 950 elever. Av dessa går 45 elever i den anpassade grundskolan och 32 elever i vår CSU-grupp. Vi är stolta över vår breda elevgrupp och arbetar aktivt med inkludering både inom grundskolan och den anpassade grundskolan.

Skolan har omkring 180 engagerade medarbetare och en ledning med tydliga visioner för skolans utveckling. Vår gemensamma vision är "Lära och Lyckas!" en ambition som genomsyrar allt vi gör. Eleverna ska få utveckla sina kunskaper, känna sig delaktiga och forma sin egen framtid. I vår verksamhet är trygghet, relationer och professionellt bemötande grundläggande hörnstenar.

Din roll - en central funktion i skolans dagliga arbete

Som skolsekreterare är du en av de första personer elever, vårdnadshavare och externa kontakter möter. Du blir skolans ansikte utåt och en viktig länk mellan elever, personal, skolledning och externa myndigheter. Du ingår i skolans administrativa enhet där du arbetar nära administrativ chef, skolledning och andra nyckelfunktioner.

Arbetet är varierat, kräver integritet, noggrannhet och god förmåga att fatta beslut. Tempot är tidvis högt och du har en central roll i att få skolans administrativa flöden att fungera effektivt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

Du arbetar brett och ansvarar för både daglig service och långsiktig administrativ struktur. Exempel på arbetsuppgifter:

Du bemannar skolans expedition och ger ett varmt och professionellt mottagande. Du svarar på frågor, vägleder i skolans rutiner och hjälper till med allt från intyg till praktisk information. Kontakten sker både via telefon, mejl och besök och du är länken som håller mycket av kommunikationen samman.

I rollen ingår elevadministration såsom registreringar, ansökningar, frånvarostatistik och hantering av handlingar och uppföljningar. Du arbetar även med personaladministration, schemastöd och enklare avtalsskrivningar. Du ansvarar för diarieföring, arkivering och hantering av sekretessbelagda dokument samt administrativa flöden i både grundskola och anpassad grundskola. Du är också delaktig i handläggning av modersmålsundervisning och har kontakt med både vårdnadshavare och externa aktörer.

Du hanterar beställningar, inköp, leveranser och fakturor. Du arbetar i Agresso med kontering och budgetunderlag och ser till att skolans ekonomiska flöden fungerar smidigt.

Du behöver vara snabb på att sätta dig in i nya system och trygg i digitala verktyg. Bland de system du använder finns:
• Agresso
• Barn- och elevregistret (BER)
• Skolplattformen
• Infomentor
• LISA självservice
• E-dok
• Skola24

En central del av rollen är att säkerställa vikarietäckning vid behov. Du arbetar självständigt, har god överblick över scheman och bemanning och löser snabba förändringar under dagen. Du skapar och upprätthåller rutiner som gör att verksamheten fungerar även vid akuta situationer. Rollen kräver att du har erfarenhet som pedagog i skola och är trygg med att leda en grupp eller klass när du själv behöver rycka in som vikarie. 

Du hanterar skolskjuts, taxiärenden, försäkringsärenden och andra administrativa uppdrag från skolledningen. Du bidrar också till en trygg och inkluderande miljö genom ett lågaffektivt och professionellt bemötande.

Kvalifikationer

För att vara aktuell för tjänsten behöver du ha

• Avslutad gymnasieutbildning
• Dokumenterad och relevant erfarenhet av arbete som skolsekreterare (referenser krävs)
• Mycket god digital kompetens och vana att arbeta i flera administrativa system samtidigt
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• Erfarenhet av att lägga både personal- och elevscheman i bland annat systemet Skola 24.
• Utbildning och erfarenhet av lågaffektivt bemötande
• Erfarenhet av arbete i skola som pedagog 

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Meriterande

• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller personal 
• Fördjupad kunskap i stadens administrativa system 

Övrigt

I Stockholms stad finns drygt 140 grundskolor och 30 gymnasieskolor med olika inriktningar. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.