Registrator Utbildningsförvaltningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Har du erfarenhet av registratur och goda kunskaper om offentlighet och sekretess? Drivs du av att ge god service och vill utvecklas vidare tillsammans med kompetenta kollegor i Sveriges största förvaltning? Nu söker vi två initiativtagande registratorer för tidsbegränsade uppdrag – en för att täcka upp under en föräldraledighet och en för att stärka upp vid en tillfällig arbetstopp.

Välkommen till oss

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal-och kompetensförsörjning. ARF fungerar som en stöd- och specialistfunktion inom informationshantering för både förvaltningen och skolorna. Vi strävar efter att skapa en såväl modern, rättssäker och effektiv informationshantering som en god offentlighetsstruktur. Här arbetar bland annat sex registratorer, en jurist, en administratör/kommunikatör och en samordnare för registraturet. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.

Hälsning från din framtida chef

Agneta Steinbeck heter jag och det är jag som är din blivande chef. Som chef är jag engagerad och inlyssnande och försöker vara ett så bra bollplank som möjligt. Jag har ett stort förtroende för mina medarbetare och deras kompetens. Jag tycker om att vara engagerad i enhetens frågor och vara med och driva utvecklingen framåt och värdesätter en arbetsmiljö där vi känner en stolthet i det vi gör och där vi tillsammans driver arbetet framåt.

Vi erbjuder

Hos oss blir du en del av ett kompetent och engagerat team där arbetsglädje och samarbete står i fokus. Du får möjlighet att bidra med din erfarenhet samtidigt som du utvecklas genom kollegornas breda kunskap. Vi erbjuder en arbetsplats präglad av öppenhet, trygghet och ansvarstagande – med utrymme för både självständighet och gemensamt arbete.

Vi erbjuder dig

• friskvårdsbidrag
• halvdag dag före röd dag och ledigt klämdagar, om arbetet tillåter (registraturet turas om att bemanna kontoret vid klämdagar)
• om arbetet tillåter kan du arbeta på distans max två dagar per vecka
• om arbetet tillåter finns det möjlighet till att ta ut flextid enligt flextidsavtalet.

Din roll

Som registrator på utbildningsförvaltningen har du en central roll i att stödja central förvaltning och skolorna med professionell och korrekt hantering av allmänna handlingar.

I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår bland annat att

• hantera post och funktionsbrevlåda, registrera allmänna handlingar samt att besvara frågor (samtliga registratorer ingår i ett schema för att turas om med dessa arbetsuppgifter)
• ansvara för att klassificera handlingar enligt vår klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplan), som säkerställer att information hanteras korrekt, konfidentiellt och är tillgänglig för de som behöver den
• registrera handlingar i vårt system eDok (Platina) och samarbeta med handläggare för att skapa och avsluta ärenden
• säkerställa att sekretessbelagd information hanteras säkert och i enlighet med gällande lagstiftning
• vara ett stöd för medarbetare, både på central förvaltning och skolorna, vid frågor som rör registrering av allmänna handlingar och informationshantering
• kommunicera juridiskt korrekt med både interna och externa parter
• ingå i ett rullande schema för att hantera utlämnande av allmän handling.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• aktuell erfarenhet av arbete som registrator alternativt haft relevanta registratorsuppgifter som en del av ett annat uppdrag inom skolvärden
• slutförd gymnasieutbildning
• god kunskap om de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor
• arbetat med klassificering och registrering av allmänna handlingar
• hög digital kompetens, med vana att arbeta i olika digitala system samt Officepaketet
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att arbeta med eDok (Platina) eller liknade system
• erfarenhet av att hantera utlämnande av allmän handling
• har en utbildning eller diplomering som registrator.

Dina personliga färdigheter och förmågor

Som person är du självgående och van att driva ditt eget arbete framåt på ett strukturerat och noggrant sätt. Du har en förmåga att se detaljer och är grundlig i ditt sätt att utföra uppgifter. Du är bra på att ta initiativ och få saker att hända. Du trivs med att jobba i team och bidrar aktivt till samarbete genom att ha ett öppet, tillmötesgående och problemlösande förhållningssätt. Din förmåga att kommunicera tydligt, vilja att samarbeta samt att ge god service värderas högt.

Vi lägger stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet samt motivation och engagemang för tjänsten.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV

Tidsbegränsade anställningar

Båda tjänsterna är tidsbegränsade, en för att täcka upp under en föräldraledighet på den är på 1 år och en för att stärka upp vid en tillfällig arbetstopp den är fram till cirka augusti 2026.

I samband med att du söker får du besvara, om du önskar någon särskild av de anställningsformer/ perioder.

 Länkar

Läs mer om Utbildningsförvaltningen här

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.