Mottagandekoordinator teknisk dokumentation till trafikkontoret

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Trafikkontoret ansvarar för att sköta om och utveckla Stockholms offentliga rum, så att de är trygga, attraktiva, framkomliga och hållbara. Uppdraget innefattar allt ifrån att ta hand om den befintliga stadsmiljön till att genomföra strategiska investeringsprojekt och planera för morgondagens växande storstad. För att klara vårt uppdrag är vi ca 470 kollegor, som huvudsakligen sitter i Tekniska Nämndhusets nyrenoverade lokaler på Kungsholmen. Tillsammans ser vi till att Stockholm fortsätter vara en stad i framkant med hållbara transportlösningar och levande miljöer, både idag och i framtiden.

Välkommen till oss

Informationshanteringsenheten är en del av avdelningen Verksamhetsstöd, som har ett brett ansvar för merparten av trafikkontorets stödprocesser, exempelvis HR, it, säkerhet och beredskap, synpunktshantering och nämndadministration.

På informationshanteringsenheten är vi 17 anställda, alla med olika ansvarsområden men med ett och samma mål: att styra och stödja trafikkontorets informationsrelaterade utveckling och arbete inom områdena arkiv och registratur, informationssäkerhet och dataskydd utifrån gällande lagstiftning och Stockholm stads riktlinjer. Informationshanteringsenheten arbetar även på uppdrag av exploateringskontoret. I detta uppdrag ingår utveckling och förvaltning av de båda kontorens gemensamma SharePointbaserade projektarkiv Armaria och att hantera leveranser från bygg- och anläggningsprojekten, vilket bland annat inkluderar kravställning och kvalitetssäkring.

Nu söker vi en mottagandekoordinator med fokus på teknisk dokumentation som vill vara med och utveckla och effektivisera informationsflödet i trafikkontorets och exploateringskontorets bygg- och anläggningsprojekt.

Vi erbjuder

En trygg arbetsplats där vi hjälper och stöttar varandra i det vardagliga arbetet och värnar om den goda arbetsmiljön. Du ges möjlighet till personlig utveckling/kompetenspåfyllnad samt till delaktighet och inflytande på arbetsplatsen.
Arbetsplatsen är centralt belägen i Tekniska nämndhuset på Fleminggatan 4. Hit tar du dig enkelt med kollektivtrafiken. Vi har flexibel arbetstid samt möjlighet till växling av semesterdagstillägg mot extra ledighet. Beroende på arbetsuppgifter och verksamhetsbehovet finns möjlighet att varva kontorsarbete med att arbeta hemifrån två dagar i veckan. Arbetsmiljö och hälsa är viktigt för oss. Vi erbjuder friskvårdsersättning, friskvårdstimme och möjlighet att delta i friskvårdsaktiviteter, se våra övriga Förmåner. Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: Att arbeta i Stockholmsstad.

Din roll

Du kommer att ingå i en mottagandefunktion som består av ytterligare en mottagandekoordinator. Med anledning av att Armaria kommer att genomgå ett omfattande förändringsarbete under de kommande åren är din roll att ha ett särskilt fokus på att effektivisera och strukturera informationsflödet i Armaria och förbättra användarupplevelsen.
Du kommer också att bidra i framtagandet av rutiner och verktyg för mottagningskontroll, versionshantering och automatiserad metadatasättning av tekniska dokument och modeller. Arbetet kräver en kombination av teknisk förståelse, strukturförmåga och verksamhetsinsikt, där du både kan agera bro mellan teknik och verksamhet samt hjälpa till att utveckla lösningar som gör informationshanteringen mer effektiv och framtidssäker. Detta arbete sker i projektform och du arbetar nära kollegor, leverantörer och externa samarbetspartners och utvecklar en affärsmässig, proaktiv och verksamhetsnära funktion.

Mottagandefunktionen utgör en länk mellan exploateringskontorets och trafikkontorets pågående projekt, förvaltande enheter och de båda kontorens gemensamma analoga tekniska arkiv. I din roll som mottagandekoordinator tar du emot och kvalitetssäkrar leveranser av teknisk dokumentation och projektdokumentation. Du tillgängliggör även handlingar för leverantörer och levererar handlingar från redan avslutade projekt, vilket görs via Armaria och i nära samarbete med bygg- och anläggningsprojekten. Den tekniska dokumentationen utgörs i hög utsträckning av olika sorters 3D-modeller, ritningsdefinitioner, inmätningar och ritningar. I arbetet som mottagandekoordinator ingår även behörighetshantering, uppföljning av pågående projekt samt förvaltning av Armaria.

Ett viktigt fokusområde är att uppnå hög kvalitet på informationsutbytet mellan beställare och leverantörer, vilket bland annat omfattar kontrakts- och kravuppföljning. Armaria ska utvecklas och anpassas över lång tid framöver till ett modernare, mer automatiserat och användarvänligt system, där informationsstrukturer och metadata standardiseras och integreras mot andra applikationer och plattformar. För detta behövs en säkrad nivå av specialiserad och särskild teknisk förmåga och särskild teknisk förmåga och verksamhetsrelaterad kompetens, både på beställar- och utförarsidan, där du representerar beställaren.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:
• utbildning med relevant inriktning, exempelvis datavetenskap, datateknik, systemvetenskap, programmering eller har motsvarande kompetens/erfarenhet som vi bedömer likvärdig
• flerårig erfarenhet från tidigare arbete med dokumenthanteringssystem i SharePoint 2016, SharePoint SE både i On-Prem, Cloud Ready samt delvis Onlinemiljö
• erfarenhet av förändringsledning eller införande av nya system/processer
• erfarenhet av och förmåga att förstå frontend- och skriptutveckling, informationsarkitektur och användargränssnitt, t.ex. (ReactJS, TypeScript, PowerShell, PnPPowerShell, JavaScript, CSS, Figma, Chaos Desktop, ShareGate)
• förmåga att förstå Backend-utveckling, datamodeller och API-integrationer, samt vara till stöd vid kravställning för plattformsutformning
• kunskap om it-arkitektur, databaser och digitala integrationslösningar mellan Sharepoint och andra plattformar för dokumenthantering
• tidigare erfarenhet av automatiseringar och AI On-Prem
• erfarenhet av att kravställa it-lösningar, analysera möjliga alternativ och automatiseringar samt fullfölja it-leverantörens åtaganden
• erfarenhet av konceptet provisionering utifrån den digitala strukturen och informationsklassificering
• erfarenhet av standarder för digital projekthantering som SIS (t.ex. inom TK269), ISO, BIM Alliance etc.
• erfarenhet av informationshantering, digital dokumenthantering och digitala modeller i bygg- och anläggningsprojekt
• mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift

Det är meriterande om du har:
• tidigare arbetserfarenhet som mottagandekoordinator, datasamordnare/informationssamordnare, projektledare eller liknande i bygg och anläggningsprojekt
• arbetat tidigare inom offentlig sektor
• erfarenhet och kunskap i konsult- och entreprenadjuridik
• arbetat med förvaltning av anläggningar och/eller konstruktioner.
• kunskap om masterdata och systemkartering.
• erfarenhet av GIS

Personliga kompetenser
Som person är du drivande, initiativtagande och självgående. Vi lägger stor vikt vid att du är noggrann, systematisk och har en förståelse för såväl detaljer som helhet och har en god kunskap om hela projektprocessen. Du har även en analytisk förmåga och förstår komplexa informationsflöden och hur dessa kan översättas till logiska och hållbara digitala strukturer och automatiseringar
Vidare fokuserar du på informationens långsiktiga betydelse och anpassar ditt arbetssätt till detta, samtidigt som du lätt kan ändra ditt synsätt och förhållningssätt vid ändrade omständigheter. Du är utåtriktad med en god social förmåga och en lagspelare som uppskattar samarbete och på ett pedagogiskt och tydligt sätt kan kommunicera med andra människor, både enskilt och i grupp. Som vår nya kollega ser vi gärna att du är nyfiken, kan utmana och tänka nytt.

I samband med rekryteringen kan vi komma att använda oss av arbetspsykologiska urvalstester. En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras före beslut om anställning.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.