Erfaren projektledare till Protokoll- och evenemangsenheten i Stockholms stadshus

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Stockholms stadshus är en av de mest kända och symboliska byggnaderna i Stockholm med närmare 450 000 besökare årligen. I Stadshusets festsalar Blå hallen och Gyllene salen hålls cirka 200 evenemang per år och det är allt från banketter till stora konserter och ceremonier samt fotograferingar och filminspelningar.

Välkommen till Protokoll- och evenemangsenheten

Protokoll- och evenemangsenheten ansvarar för stadens inkommande internationella besök och offentliga representation, upplåtelser (uthyrning till externa kunder) av Blå hallen och Gyllene, evenemang i stadens regi i Stadshuset samt den borgerliga vigselverksamheten. Enheten är en del av Stadsledningskontorets Kommunikations- och omvärldsavdelning till vilken även Kommunikationsenheten, Internationella enheten och Visningsenheten tillhör.

Protokoll- och evenemangsenheten består av en enhetschef, en teamledare, en samordnare, fem projektledare och tre administratörer. Vi söker nu en erfaren projektledare med inriktning på upplåtelser och evenemang. Tjänsten är ett vikariat på 1 år.

Din roll som projektledare

I rollen som projektledare planerar, projektleder och koordinerar du evenemangsupplåtelser ”från ax till limpa”. Det innebär att du:

• tar emot lokalbokningar via mail och telefon
• har möten med kunder, leverantörer och samarbetspartners
• tillsammans med kund och restaurang projektleder Stadshusets del i evenemanget
• samarbetar med upphandlade leverantörer exempelvis florist, restauratör och lokalvård
• arbetsleder och schemalägger evenemangspersonal
• arbetar operativt under evenemang vid behov
• hanterar fakturor och administration kopplade till de upplåtelser du projektleder
• följer upp avslutat evenemang

I viss utsträckning producerar vi även egna evenemang i stadens regi. Ni är tre projektledare som arbetar med upplåtelser och evenemang i festlokalerna i Stadshuset. Projektledarna ser till att detta fungerar med övrig verksamhet i huset och inte skadar den kulturhistoriskt värdefulla miljön.

Din erfarenhet och kompetens

För denna tjänst krävs att du har:

• relevant högskoleutbildning eller motsvarande praktisk arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig för tjänsten
• minst 3 års aktuell erfarenhet av att arbeta som projektledare för evenemang och komplexa projekt där många intressenter samordnas
• erfarenhet av att samordna och driva arbete samt leda arbetsgrupper
• goda kunskaper i Officepaketet
• hög digital mognad med stor vana av att arbeta i flertalet system
• goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift då vi har många internationella kunder.

Det är meriterande om du även har:

• kunskap och erfarenhet av att arbeta i evenemangsbokningssystemet Axaco
• kunskap och erfarenhet av att arbeta i schemaläggningsprogrammet Medvind.

För oss är dina personliga förmågor och färdigheter viktiga och därför kommer vi lägga stor vikt vid dessa.

Du är van att ha flera projekt/frågor igång parallellt samt att självständigt driva ditt arbete framåt. Du har förmågan att se möjligheter till verksamhetsutveckling och ta egna initiativ. Du är noggrann och planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt och självständigt sätt. Vidare samarbetar du bra med andra samt är tillmötesgående och kommunikativ på ett tydligt och smidigt sätt. Som person är du lugn, stabil och kontrollerad i stressiga och pressade situationer. Du behåller ett realistiskt perspektiv och fokuserar på rätt saker. För att lyckas och trivas i denna roll behöver du uppskatta högt tempo och variation.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

En säkerhetskontroll kan komma att genomföras.

Arbetet är förlagt till dagtid, men kvälls- och helgarbete kan förekomma. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.