Chefssekreterare till Kulturdirektören vid Kulturförvaltningen, Stockholms stad

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Kultur är en viktig del av Stockholms nervsystem och berör miljontals människor varje år. På Kulturförvaltningen arbetar vi tillsammans för att stärka kulturlivet i Stockholm.
Hos oss råder ett öppet arbetsklimat där medarbetarna i allra högsta grad är delaktiga i utvecklingen. Var med och bidra till att Stockholm växer med kultur!

Välkommen till oss

Är du en professionell och serviceinriktad chefssekreterare som vill arbeta i en verksamhet som engagerar och gör skillnad för stockholmarna? Då kan du vara den vi söker! Hos oss arbetar du med frågor som verkligen spelar roll för Stockholm och stockholmarna. Vi drivs av en vilja att vara professionella, ligga i framkant och ständigt utvecklas. Tillsammans bygger vi en lärande organisation som vågar tänka nytt.

Vi erbjuder

En förvaltning med spännande verksamheter och över tusen medarbetare. Kulturförvaltningen ansvarar bland annat för stadens 40 bibliotek, Kulturskolan, Stadsmuseet, Medeltidsmuseet, Stockholm konst, Stockholmia forskning och förlag, Liljevalchs konsthall samt större evenemang som Kulturfestivalen och Kulturnatt Stockholm. Förvaltningen arbetar även med kulturdriven stadsutveckling och med att ge stöd till det fria kulturlivet och civilsamhällets kulturaktörer.
Vi arbetar aktivitetsbaserat och sitter i moderna lokaler på Askebykroken i Rinkeby, men du får samtidigt flexibiliteten att arbeta från flera av stadens lokaler. Det ger dig möjlighet att variera din arbetsmiljö, möta kollegor i olika delar av verksamheten och hitta det arbetssätt som passar bäst för uppdraget.

Din roll

Som chefssekreterare är du ett administrativt och operativt nav som stöttar kulturdirektören och förvaltningsledningen i det dagliga arbetet.

Du bidrar med proaktiv service samt till att skapa god struktur och effektivitet i det administrativa arbetet för ledningen. Du rapporterar till den administrativa chefen och du är en av kulturdirektörens närmaste medarbetare. Dina arbetsuppgifter är omväxlande och du ansvarar bland annat för:

• Kommunikation: Fungera som kontaktperson för både interna medarbetare och externa partners och kontakter, och vara kulturdirektörens ansikte utåt.
• Kalenderhantering: Planera, boka och strukturera kulturdirektörens tid, möten och resor.
• Mötesadministration: Förbereda agenda och mötesunderlag, boka lokal och föra protokoll vid lednings- och förvaltningsgruppsmöten.
• Projektledning: Koordinera mindre projekt och se till att deadlines hålls.
• Övrigt stöd: Såsom stöd till förvaltningens staber samt ansvar för hantering av kulturförvaltningens funktionsbrevlådor.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• högskoleutbildning som är relevant för tjänsten eller motsvarade kunskaper förvärvade på annat sätt
• flerårig erfarenhet av arbete som assistent, sekreterare, koordinator eller dylikt
• vana av att hantera komplexa kalendrar och snabba schemaändringar
• mycket god förmåga och erfarenhet av att använda digitala verktyg i ditt arbete
• erfarenhet av att skriva protokoll och minnesanteckningar
• god förmåga att hantera svenska och engelska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet
• erfarenhet att ansvara för en ledningsgrupps arbete
• erfarenhet av projektledning

Personliga kompetenser

Vi söker dig som trivs i en roll där du får ta stort eget ansvar, skapa struktur, ligga steget före, förutse problem och lösa dem innan de uppstår. Du är mycket strukturerad och självgående och har förmåga att prioritera, planera och driva arbetet framåt även när tempot är högt och förutsättningarna förändras. Du är lyhörd, prestigelös och trygg i kontakten med människor på olika nivåer i organisationen och har lätt för att skapa förtroendefulla relationer. Du har en mycket god social förmåga och får energi av att skapa värdefulla relationer i din yrkesroll.

Du är lösningsorienterad och initiativtagande och ser möjligheter att förenkla och utveckla arbetssätt för att skapa ett effektivt och professionellt stöd till chef och verksamhet. Du har ett starkt servicefokus och är mån om att leverera med hög kvalitet, noggrannhet och professionalism. Rollen kräver också gott omdöme och hög integritet, då du kommer att hantera information av både känslig och konfidentiell karaktär. Du är trygg i att göra självständiga bedömningar och förstår vikten av att hantera informationen på korrekt sätt.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga kompetenser för denna roll.

Övrigt

Tester kan komma att bli aktuell i denna rekrytering.

Vid erbjudande om anställning utförs registerkontroll.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Här kan du läsa mer om kulturförvaltningen. Kulturförvaltningen satsar på och prioriterar digital kompetens och erbjuder kompetensutveckling för alla medarbetare.

Läs mer om våra förmåner här, och läs mer om hur det är att jobba i Stockholms stad.