Chefssekreterare till Fastighetskontoret

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen.

En varm hälsning från din blivande chef

Jag heter Anders Kindberg och är förvaltningschef på fastighetskontoret. Som medarbetare hos oss är du en viktig lagspelare som uppskattar möjligheten att utvecklas såväl yrkesmässigt som personligt tillsammans med dina kollegor. Som ledare är jag öppen och kommunikativ och arbetar med stor tillit till mina medarbetare. Du får stor frihet i att själv driva dina arbetsuppgifter mot de uppsatta målen, samtidigt som lagspel, omtanke och samverkan är givna inslag på vägen dit. Arbetsdagen på fastighetskontoret ska präglas av glädje och trivsel i alla led, och givetvis är vi alla aktivt delaktiga i detta positiva fenomen, inte minst chefer såklart. Från mig kan du förvänta dig ärlighet, tillgänglighet, engagemang, lättsamhet i vardagen och allvar när det behövs.

Vi erbjuder

Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig bland annat flexibel arbetstid, goda friskvårdsmöjligheter samt möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet så tillåter.

Hos oss får du vara med och utveckla Stockholm. En möjlighet att få arbeta med spännande och unika fastigheter. På fastighetskontoret arbetar vi utifrån att vi är varandras arbetsmiljö och vår arbetsplats präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Hos oss blir du snabbt en i gänget och vi månar om att vara en arbetsplats för alla. Att arbeta hos oss på fastighetskontoret är alltid varierande och ger stora möjligheter till personlig utveckling.

Din roll

Som chefssekreterare kommer du i första hand vara ett administrativt stöd och ha en koordinerande roll för förvaltningsdirektören, men också till förvaltningens ledningsgrupp. Arbetet som chefssekreterare är varierande med mångfasetterade arbetsuppgifter. Dina arbetsuppgifter kommer främst bestå av att stötta i vardaglig administration såsom samordning av ledningens arbete, hantera mötesbokningar mm. Men också planera interna och externa möten, koordinera verksamhetsbesök, interna personalevent, planering av studieresor mm. Du kommer vara en viktig del i att skapa förutsättningar för förvaltningschefen och förvaltningsledningen till god struktur och effektivitet i arbetet. Då förvaltningschefen arbetar med en bredd av frågor och verkar i olika sammanhang kommer arbetsuppgifterna variera. Rollen passar dig som tycker om att koordinera samt arbeta med administration och administrativ projektledning i en ständigt föränderlig miljö.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen
• erfarenhet av att samordna och projektleda kontorsövergripande administrativa frågor som tex studieresor, konferenser, verksamhetsbesök etc.
• goda kunskaper i Outlook och Officepaketet
• mycket god förmåga att hantera det svenska språket i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som chefssekreterare, assistent eller koordinator.

Din personlighet och ditt arbetssätt

För att lyckas i rollen som chefssekreterare hos oss är du självgående och strukturerad samtidigt som du snabbt kan ställa om dina arbetsuppgifter utifrån nya omständigheter. Som person har du ett positivt angreppssätt, tar egna initiativ och får saker att hända som leder till önskade resultat.
I och med att du kommer ha både interna och externa kontakter behöver du ha lätt för att samarbeta, knyta nya kontakter och agera professionellt i ditt bemötande gentemot andra.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Sista ansökningsdag är den 2 februari 2025. Vi påbörjar urvalsarbetet när ansökningstiden är slut. Vi planerar för att påbörja intervjuer från vecka 7 och framåt hos oss på Fleminggatan 4.

Länkar

Läs mer om Fastighetskontoret här.

Läs mer här om Stockholms stads förmåner för medarbetare.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.