Administratör till avtalsenheten

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Verksamhetsområdet för upphandling och inköp har en viktig roll i stadens arbete med att använda offentlig upphandling som ett styrmedel för att driva samhällsutvecklingen i en hållbar riktning. Hos oss finns specialister inom alla delar av inköpsprocessen Vi är idag drygt 60 medarbetare inklusive verksamhetschef och enhetschefer för enheterna avtal, upphandling och e-handel

Rollen är placerad vid Avtalsenheten där vi har en prestigelös kultur med samverkan och erfarenhetsutbyte som en självklarhet. Vi är i nuläget totalt 22 personer på vår enhet i roller som avtalsförvaltare, metod- och analysstöd, kategoriledare, hållbarhetssamordnare, systemförvaltare.

Vi erbjuder

”Som del av vårt team har du stora möjligheter att både utveckla och utvecklas. En del av vårt gemensamma uppdrag är att vara en samordnande funktion och en ledstjärna för stadens inköpsarbete. De flesta av oss arbetar dagligdags i olika team-konstellationer tillsammans med kollegor runt om i stadens stora komplexa organisation, och har även många externa kontakter med leverantörer och nätverkskollegor. Teamet inom enheten är därför otroligt viktigt, vi behöver alla känna att vi kan komma ”hem” emellanåt för att stötta varandra och utbyta erfarenheter. Tillsammans är vi alltid starkare." – Anna Birath, rekryterande chef

Vi erbjuder friskvårdsbidrag, semesterväxling, vinter-/sommararbetstid och flexibel arbetstid. Hos oss får goda möjligheter att planera din tid med frihet under ansvar och har möjlighet att delvis arbeta hemifrån. I våra trevliga och nyrenoverade lokaler vid Globen har vi aktivitetsbaserade arbetsplatser. Läs mer här om Stockholms stads förmåner för medarbetare.

Din roll

Som administratör hos oss kommer du att stötta dina kollegor och din chef med administrativa uppgifter för att säkerställa effektivitet i våra processer och optimerad resursanvändning.

Det kan till exempel innebära att du:

• Vid behov inhämtar underlag inför avtalsuppföljning och stöttar i den administrativa hanteringen av dokumentation, prisjusteringar och inbjudningar till informationsträffar
• Bistår administrativt i processen vid begäran om utlämnande av handling
• Operativt genomför enhetens avrop, samt kontrollerar och konterar inkommande fakturor mot dessa inför attest i nästa steg
• Administrerar beställningar av licenser och behörigheter
• Stöttar i administration och övergripande dokumentation av enhetens konsultuppdrag, såsom uppdragsförfrågningar och bekräftelser, samt vid behov inhämtar fullmakter och delegationsbeslut.
• Upprättar och rapporterar verksamhetsspecifik statistik
• Har ett nära samarbete med administrativa kollegor inom angränsande enheter.

Det kan även tillkomma övriga sedvanliga administrativa arbetsuppgifter så som att vid behov skriva minnesanteckningar och protokoll.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen
• aktuell och flerårig erfarenhet av administrativt arbete
• erfarenhet av serviceyrket och ett brinnande intresse för att ge hög service
• mycket goda kunskaper i Officepaketet
• en hög digital mognad och IT-vana
• aktuell erfarenhet av att arbeta med framtagandet av statistik
• god förmåga att formulera dig muntligt och skriftligt på svenska.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet och kunskap om inköpsprocessen
• erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor
• erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd gentemot chefer.

För att arbeta hos oss ser vi att du har en genuin känsla för service och administration. I rollen kommer du att hantera frågor av olika slag med många kontaktytor. Därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. I och med att du kommer ha nära kontakt med både din egen arbetsgrupp och externa aktörer är det viktigt att du har lätt för att kommunicera och samarbeta samt är trygg i dig själv och i kontakten med nya människor. Du utför dina arbetsuppgifter med stor noggrannhet och tar gärna egna initiativ för att hitta nya lösningar. I den här rekryteringen lägger vi stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet och engagemang för tjänsten.

Övrigt

När du ansöker till tjänsten behöver du inte bifoga något personligt brev. Vi gör vårt urval baserat på ditt CV samt dina svar på urvalsfrågorna. Tänk därför på att besvara dem ärligt och konkret.

För att matcha rätt kompetens till rätt jobb använder vi oss av tester och arbetsprov. Forskning visar att arbetspsykologiska test, som personlighets- och kapacitetstester, är en av de bästa metoderna. Vi strävar efter en fördomsfri, jämförbar och objektiv rekryteringsprocess där arbetspsykologiska tester är ett komplement i helhetsbedömningen. Du som söker ett jobb hos oss ska vara trygg i att vi fokuserar på att bedöma de kompetenser som är avgörande för jobbet du har sökt. I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 370 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.