Administratör – Stadsbidrag äldreomsorgslyftet och lokalfrågor

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Äldreförvaltningen ansvarar för kommunövergripande frågor rörande äldreomsorg, samt för att i dialog med stadsdelsnämnderna samordna, utveckla och följa upp äldreomsorgen i staden.

Välfärden står inför stora utmaningar de närmaste åren, inte minst inom vård och omsorg för äldre. Mer än någonsin handlar äldreomsorgens arbete om kvalitet i kombination med smart teknik och effektiv resursanvändning.

Vi söker dig som vara med att bidra och stödja verksamheternas arbete för att våra äldre inom hela staden ska känna trygghet och få jämställd och likvärdig omsorg dygnet runt, året runt.

Välkommen till oss

Administrativa avdelningen består av 13 medarbetare och en avdelningschef. Vi är en tvärprofessionell avdelning som samlar följande funktioner för verksamhetsstöd; ekonomi, hr, nämnd, registratur, juridik,  inköp, vaktmästeri och administration.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig en omväxlande och bred roll med möjlighet till lärande och utveckling i arbetet. Vi erbjuder dig även:

• en arbetsplats och ett verksamhetsområde i ständig utveckling.
• ett nyrenoverat aktivitetsbaserat kontor i centrala Älvsjö.
• friskvårdsbidrag.
• vinter- och sommararbetstid.
• flextid.

Läs mer om våra förmåner på https://jobba.stockholm/formaner/

Din roll

Som administratör hos oss får du en central roll med varierande arbetsuppgifter som bidrar till både stadsövergripande utveckling och den dagliga verksamheten. Rollen är tvådelad och innebär administration av stadsbidraget äldreomsorglyftet samt administrativt och praktiskt stöd inom lokalservice.

Du kommer i huvudsak stötta strateger vid stadsövergripande avdelningen som ansvarar för äldreomsorgslyftet. Du kommer också arbeta med förvaltningens lokalintendent som ansvarar för fastighetsfrågorna. Du kommer även ha mycket interna kontakter med förvaltningens medarbetare  och externa kontakter med individer och arbetsgivare som beviljats medel inom äldreomsorglyftet. Du kommer också att samverka med utbildningsadministratör och registrator på avdelningen.

Arbetet med administration av stadsbidraget äldreomsorgslyftet varierar i volym under året och därför varierar fördelningen av tid mellan administration av äldreomsorgslyftet och lokalfrågor. Som administratör vid administrativa avdelningen är arbetsinnehållet varierat och det finns goda möjligheter till lärande och utveckling.

Exempel på dina arbetsuppgifter:

Administration äldreomsorglyftet:

• ansvara för inkommande ärenden och funktionsbrevlåda äldreomsorglyftet: bl.a. besvara frågor och göra utskick
• handläggning av ärenden inom äldreomsorgslyftet
• diarieföring av handlingar
• tillsammans med ansvarig strateg göra uppföljning och rapportering till socialstyrelsen

Administration Lokalservice:

• ansvara för beställningar och fakturahantering av lokaltillbehör, kontorsmaterial, städprodukter, fika vid större möten etc.
• följa upp förbrukning och kostnader för lokal och lokaltillbehör
• ansvar för logistik och genomförande vid lokalevent likt förvaltningens frukostmöten, förvaltningsmöten, nämnd och pensionärsråd (möblering, kaffe/fika, dukning etc)
• ansvara för ordning och reda i våra lokaler och förråd. Handleda resurs för påfyllnad av kontorsmaterial, ordning i pentryn etc.
• tillsammans med lokalintendent administrera funktionsbrevlåda för felanmälan
• vid behov hjälpa till med post, varumottagning, tilldelning av skåp till medarbetare.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen (teoretiskt program likt samhälle, natur, ekonomi etc)
• erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter
• goda kunskaper i Outlook och Excel
• mycket god svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• utbildning inom eller erfarenhet av arbete med ekonomiadministration
• erfarenhet av arbete i Agresso
• erfarenhet av arbete i Platina eller annat dokument/ärendehanteringssystem
• erfarenhet av service

I den här rollen lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet och bedömer följande personliga förmågor under processens gång;

Vi söker dig som är nyfiken och har en vilja att lära dig nya arbetsuppgifter. Du trivs med att arbeta med olika människor och förstår vikten av att lyssna in och respektera olika perspektiv.

Du har en genuin känsla för service och trivs med att ta initiativ till kontakt, både internt och externt. Du är bekväm med att hantera frågor från olika yrkesgrupper och har tålamod och förmåga att kommunicera tydligt.

Du har lätt för att planera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter på ett strukturerat och noggrant sätt. Som en viktig del av arbetsflödet är det avgörande att du kan ta ansvar för din del av kedjan och arbeta med ett eget driv och fokus på kvalitet.

Du är stresstålig och kan hantera arbetstoppar med lugn och effektivitet, särskilt under perioder med höga arbetsvolymer. Du arbetar i ett högt tempo utan att tappa precision och klarar av att leverera även under press.

Din ansökan utan ett personligt brev

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor gällande kompetens och erfarenhet  ovan som du får besvara på i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Du behöver alltså inte förbereda något personligt brev.

Övrigt

I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.