Administratör med intresse för kvalité- och verksamhetsutveckling, vikariat

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 350 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Välkommen till oss

Juridiska avdelningen inom Stockholms stads stadsledningskontor ansvarar för att tillhandahålla kvalificerad juridisk rådgivning och service till stadens nämnder, förvaltningar, bolag och stiftelser. Avdelningen ger också service till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen.

Vi är cirka 60 medarbetare, varav omkring 35 är jurister. Avdelningen är organiserad i fyra enheter: Allmänjuridiska enheten, Social- och skoljuridiska enheten, Enheten för verksamhetsstöd samt KF/KS kansli – enheten för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens kansli.

Vi arbetar även i utvecklingsprojekt inom ärende-, dokument- och informationshantering och förvaltar stadsövergripande system.

Stadens visselblåsarfunktion, som sorterar organisatoriskt under juridiska avdelningen, är en gemensam funktion för stadens samtliga förvaltningar och ett antal av stadens bolag och stiftelser. Här kan man anmäla misstankar om oegentligheter och missförhållanden Vi har två medarbetare som handlägger inkommande ärenden.

Även kommunalstyrelsens dataskyddsombud sorterar under juridiska avdelningen. Dataskyddsombudets uppgift är att informera om dataskydd, ge råd och stöd till verksamheten samt se till att reglerna för dataskydd följs.

Enheten för verksamhetsstöd

Verksamhetsstöd ger stöd till avdelningens övriga enheter. Vi ansvarar för att samordna, förvalta och utveckla våra interna processer inom administration och ärendehantering för våra uppdragsärenden från stadens nämnder, förvaltningar, bolag, stiftelser och kommunalförbund.

Hos oss får du arbeta med en mängd spännande arbetsuppgifter som gör dina insatser varierande och flexibla. Så ta med dig dina erfarenheter, ditt engagemang och ditt sätt att tänka till oss och bidra till en kultur där vi bryr oss på riktigt - om varandra, om våra uppdragsgivare och om vår juridiska avdelning.

Vi erbjuder

Hos oss får du möjlighet att arbeta i en dynamisk och framåtblickande miljö där ditt arbete gör skillnad för Stockholms utveckling. Du kommer till ett härligt team där du även får samarbeta med engagerade kollegor i hela staden. Arbetsplatsen är centralt belägen i fina lokaler på Kungsholmen. Vi har flextidsavtal, friskvårdsbidrag samt möjlighet till växling av semesterdagstillägg mot extra ledighet. Här kan du läsa mer om Stockholms stads förmåner. Tjänsten är ett vikariat till den 31 december 2026.

Din roll

Som administratör hos oss kommer du att vara en i teamet inom verksamhetsstöd och fungera som ett stöd för juristerna inom avdelningen med ett extra ansvar för vår allmänjuridiska enhet.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av att:

• Ge bästa tänkbara bemötande och service till avdelningens medarbetare och våra uppdragsgivare (förvaltningar och bolag inom Stockholms stad).
• Hantera vår funktionsbrevlåda för den allmänjuridiska enheten.
• Arbeta med ärendehantering i vårt ärendehanteringssystem Saturnus.
• Vara behjälplig med stöd i ärendehantering till avdelningens jurister.
• Självständigt driva mindre projekt kopplade till administrativa processer och digital utveckling.
• Ta initiativ till förbättringar och vara delaktig i verksamhetsutveckling, både inom enheten och avdelningen.
• Arbeta med en del mindre utredningsarbete.

Inom ditt ansvarsområde får du ta ett stort ansvar och fatta egna beslut. Vi ser även att du är med och bidrar till att vårt team utvecklar och förbättrar arbetssätt i takt med att omvärlden och behoven av vårt stöd vidareutvecklas.

Du kommer arbeta självständigt i ett team om tre – fyra administratörer. Ni finns till hands för varandra och ger varandra stöd när du behövs.

Din kompetens och erfarenhet

Du som söker har:

• en avslutad gymnasieutbildning, gärna med eftergymnasial påbyggnad inom administration, service, ekonomi och/eller juridik
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av registrering i dokument- och ärendehanteringssystem, gärna i Saturnus och/eller stadens system eDok
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av att arbeta i en administrativ roll
• erfarenhet av serviceyrket och ett brinnande intresse för att ge hög service
• goda kunskaper i Officepaketet, särskilt i Excel
• en hög digital mognad och IT-vana, är teknikintresserad och kan bistå med stöd inom tekniska verktyg
• goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du har:

• arbetat inom Stockholms stad och har kännedom om staden eller annan kommun
• arbetat i en roll där du har kommunicerat med jurister och domstolar
• arbetat med kvalité- och verksamhetsutveckling - förbättringar och uppföljningsarbete
• arbetat med att utveckla digitala arbetssätt
• arbetat som examinator inom Stockholms stad
• arbetat i Stockholms stads system för integrerad ledning och styrning – ILS
• arbetat med enklare utbildning/presentationer.

För att passa i rollen ser vi att du har en väl utvecklad social förmåga, vara utvecklingsorienterad med erfarenhet av arbete med verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar. Det är viktigt att du kan och vill förmedla ett gott värdskap till avdelningens medarbetare samt våra uppdragsgivare. Du brinner för att ge hög service och har alltid ett bra bemötande. Eftersom arbetet till stor del består av att kommunicera med jurister och domstolar underlättar det att du har kännedom om kulturen inom juristvärlden. Om inte så lär du dig det av oss.

Du har lätt för att lära nytt, är flexibel och ser till hela verksamhetens bästa. Du trivs med att arbeta prestigelöst i alla frågor och tar eget ansvar för att uppgifter planeras och slutförs. Allra viktigast är dina personliga egenskaper och din inställning. För att passa i rollen behöver du vara en lagspelare som tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter och för helheten och vårt resultat.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare. 

Arbetspsykologiska tester kan komma att bli aktuella i processen.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.