Administrativ chef till Lindeskolan

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Vill du följa med på en spännande resa där du får vara med och påverka hur en ny skola utformas och utvecklas?

Lindeskolan är en nystartad skola sedan höstterminen 2020 då vi startade upp med förskoleklass. Skolan, som ligger i Enskede gård, växer underifrån och innevarande läsår har vi verksamhet för ca 320 elever i förskoleklass till årskurs 5. Läsåret 26/27 utökar vi med en årskurs till. Vi är ungefär 50 medarbetare.

Som nystartad skola har vi förmånen att bygga en skola från grunden. Vår utgångspunkt är att skapa en familjär känsla där vi tillsammans tar ansvar för en god och trivsam skolmiljö där kunskap och ett lustfyllt lärande är viktiga byggstenar. Vi har ett relationellt och normmedvetet förhållningssätt. För oss är det viktigt att våra elever känner trygghet och glädje när de är i vår verksamhet. Här har all personal ett nära samarbete med varandra. Flexibilitet, prestigelöshet och glädje är några attribut som utmärker personalgruppen.

Vi erbjuder en tillgänglig lärmiljö och har elevens välmående i fokus så att vi på bästa sätt kan tillgodose alla elevers rätt till en god utbildning och fritid. Vi strävar efter att våra elever ska kunna tillgodogöra sig undervisningen i klassrummet och i fritidshemmet med hjälp av bland annat generella anpassningar och en varierad undervisning. Vår verksamhet genomsyras av struktur, tydlighet och förutsägbarhet.

På Lindeskolan har vi flexibla undervisningsgrupper där årskursarbetslaget samarbetar tätt kring eleverna. Vi tillämpar dubbelt mentorskap som innebär att varje elev har en undervisningsansvarig mentor och en fritidshemsansvarig mentor. Vi har en helhetssyn på undervisning, lärande och omsorg. Vi vill vara skolan där trygghet och lärande går hand i hand!

Vi erbjuder

Som chef inom utbildningsförvaltningen erbjuds du kontinuerligt utbildningsinsatser och seminarium inom aktuella arbetsgivar- och verksamhetsfrågor. Läs gärna mer om Stockholm stad som arbetsgivare här Jobba i Stockholms stad - Stockholms stad

Du får även möjlighet till semesterväxling, flextid och friskvårdsbidrag.

Är du ny chef inom Stockholms stad erbjuds du chefsintroduktion och möjlighet att fördjupa dig inom olika kunskapsområden genom stadens nätverk.

Din roll

Som administrativ chef är du en del av skolans ledningsorganisation. Du är ett stöd för rektor när det gäller att utveckla och förvalta en effektiv och ändamålsenlig organisation på skolan. Rollen administrativ chef är delvis ny. Skolan har tidigare haft stöd från externt håll i liten omfattning under tiden som skolan har vuxit. Nu är det dags att välkomna en administrativ chef på heltid som får delta i vårt pågående utvecklingsarbete.

Vi är en liten skolledargrupp som idag består av rektor och en biträdande rektor som vi nu vill utöka med en administrativ chef. Det är viktigt att du har ett prestigelöst förhållningssätt och att vi tillsammans hjälps åt med de uppdrag som behöver genomföras i en skolledargrupp.

Du bidrar i arbetet med skolans strategiska och långsiktiga utveckling. Rollen innebär också att stötta rektor i beslutsfattande och ledning av skolan. I ditt uppdrag som administrativ chef ger du stöd gällande verksamhets- och omvärldsanalyser med fokus på ekonomistyrningens samt andra styrsystems hantering. Ditt uppdrag är brett och omfattar alla de stödprocesser som behövs för att få en skola att fungera.

I rollen som administrativ chef kommer du tillsammans arbeta med och leda medarbetare i de administrativa processerna som bland annat innefattar

• Budget-, uppföljnings- och prognosarbete
• Inköp, upphandling, beställning- och faktureringsprocesser
• Lokal-, miljö- och säkerhetsfrågor
• Samordning av systematiskt arbetsmiljöarbete
• Personal- och löneadministration
• Service, information och kommunikation internt och externt
• Skolmåltiden
• Dokumenthantering
• Diarieföring och arkivering enligt stadens rutiner och offentlighetsprincipen
• Administration i skolans barn- och elevregister kring skolval, skolpliktsbevakning med mera

I egenskap av närmaste chef för administrativ personal och servicepersonal ansvarar du för ledning, personal- och verksamhetsutveckling inom ditt ansvarsområde. För närvarande är det 5 medarbetare i kök och administration. Fördelningen kan komma att förändras beroende på din kompetens och tidigare erfarenhet.

Eftersom vi är en liten skola deltar du aktivt i det administrativa arbetet på skolan och ser till att du och dina medarbetare tar ansvar för de processer som behöver genomföras.

I rollen som chef i staden, ingår ansvar för ekonomi, verksamhet och personal inom ramen för det uppdrag som du innehar.

Din kompetens och din erfarenhet

Du är en chef som leder, motiverar och förser andra med befogenheter som krävs för att effektivt nå gemensamma mål. Genom ett coachande förhållningssätt utvecklar du medarbetaren genom att leda denna i att identifiera mål, undanröja hinder, skapa möjligheter samt planera handling.

Vi söker en ledare som har god samarbetsförmåga, relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt och löser konflikter konstruktivt. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter.

Du har förmågan se din roll och ansvar, men också ta hänsyn till helheten och det större perspektivet vid beslutsfattande. Du arbetar bra med komplexa frågor och har en god förmåga att analysera och lösa problem. Som ledare är du serviceinriktad och strukturerad. Du har en väl utvecklad förmåga att när det gäller att se och fokusera på kostnader, intäkter och effektivitet utifrån ett ekonomiskt perspektiv.

Du har en mycket god kunskap om ekonomi och budgetarbete samt om vilka administrativa processer som krävs, och på vilket sätt dessa är centrala för ledning och styrning av en organisation.

Som administrativ chef behöver du ha en grundläggande kunskap och förståelse för hur man leder och fattar beslut inom offentlig förvaltning och God kunskap i skrift samt dokumenthantering.

Formellt säker vi dig dig som har:
- Högskole- eller universitetsexamen inom ekonomi, annan relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade genom erfarenhet.
- Chefserfarenhet med medarbetaransvar inom för tjänsten relevant område
- Erfarenhet av att arbeta med prognoser, budget och uppföljning

Du ska även ha:
- Mycket god kunskap om ekonomi och budgetarbete
- Kunskap om administrativa processer och hur dessa är centrala för skolans ledning

Meriterande
- Erfarenhet från administrativt arbete i Stockholms Stad med tillhörande system (Hypergene, LISA, Agresso, BER, eDok, Infomentor, Chemsoft)
- Erfarenhet av ansvar för lokaler samt skolkök

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Välkommen med din ansökan!

I Stockholms stad finns drygt 140 grundskolor och 30 gymnasieskolor med olika inriktningar. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.