Administrativ assistent till Uppsök och Rådgivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.

Välkommen till oss

Enheten Stockholms stad socialjour består av fem sektioner varav Uppsök och Rådgivning är en av dessa.
Därutöver finns sektionerna socialjouren, förstärkningsteamet och specialistuppdrag, sektionen för
människohandel och prostitution samt sektionen ungdomsjouren, Sammanlagt jobbar drygt
100 personer inom enheten.

På Uppsök och Rådgivning arbetar sammanlagt 20 socialsekreterare med olika typer av uppsökande och rådgivande uppdrag, alla utan myndighetsutövning. Utöver det finns en gruppledare och enhetschef. En del av av personalen jobbar dagtid måndag till fredag men merparten är schemalagd och jobbar även kväll samt lördagar. Arbetet som administrativ assistent sker i stora delar självständigt men alltid i nära samråd med enhetschef och gruppledare.

Arbetet omfattar till stor del personal- och löneadministration samt schemaläggning och bemanning. Tjänsten som
administrativ assistent är på vardagar, dagtid. Du kommer arbeta nära övriga administrativa assistenter
på enheten och ha regelbundna avstämningar för att kunna täcka upp för varandra vid behov.
Vi söker dig som trivs med ett omväxlande arbete och arbetsuppgifter i en föränderlig miljö där den ena
dagen inte är den andra lik!

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig en arbetsplats där ett aktivt medarbetarskap och ett tydligt ledarskap är grunden för att ge
stockholmarna den bästa servicen. Vi erbjuder även friskvårdsbidrag och andra förmåner inom staden.
Som medarbetare hos oss får du arbeta med spännande, varierande uppdrag och utvecklas. Är du nyfiken
på att arbeta hos oss och känner att den beskrivna tjänsten skulle passa dig? Varmt välkommen med din
ansökan!
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons
kompetens och därmed motverka diskriminering

Din roll

Du kommer i huvudsak arbeta med personaladministration, inköp, och fakturor, IT, larm och säkerhet,
löneadministrativa åtgärder samt övriga administrativa göromål. Du ska vara väl förtrogen med stadens
schemaläggningssystem, Medvind samt personalsystemet LISA självservice. Det ingår i arbetet att
dagligen hantera dessa system, det vill säga att skapa och ändra frånvaro, skriva anställningsavtal,
tidrapportering, hantera sjuk- och friskanmälningar, sköta löneadministration och lägga upp behörigheter
i olika IT-system. Det handlar även till en stor del om andra administrativa uppgifter som tex.
fakturering, beställning samt kontroll och kontering av fakturor i Agresso.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som är serviceinriktad, strukturerad, noggrann
och som tycker om att ta mycket eget ansvar. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och ser gärna
att du är en person med motivation och engagemang för verksamheten. Du ska kunna arbeta självständigt
och vara flexibel men också arbeta nära mig som din närmsta chef och vår gruppledare på dagtid. Du har
lätt för att anpassa dig till- och prioritera, de arbetsuppgifter du får med kort varsel.
Du kommer att ha en viktig och central roll i vår verksamhet på Uppsök och Rådgivning och det är därför viktigt
att du har en god samarbetsförmåga och trivs med att samverka med olika medarbetare och
samarbetspartner. Du har en god pedagogisk förmåga, är både serviceinriktad och relationsskapande
samt bidrar till en god arbetsmiljö. Att kommunicera i olika situationer och förstå värdet av tydlig
kommunikation är något du är bra på. Ett vänligt bemötande är viktigt för dig och du anstränger dig för
att leverera kreativa lösningar på frågor som uppstår.
Du har en positiv grundinställning till ditt uppdrag, är serviceinriktad och bidrar till en god arbetsmiljö.
Du är lugn, stabil och har förmåga att behålla ett realistiskt perspektiv på situationer som uppstår i det
dagliga arbetet.
Mångfald är en styrka i en organisation och vi strävar efter att forma en grupp med olika erfarenhet,
könstillhörighet, kulturell bakgrund och ålder. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Stockholms stad
arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed
motverka diskriminering.
Du har goda kunskaper av systemen Medvind och LISA. Du ska kunna arbeta självständigt i dessa
system samt i andra delar som ingår i uppdraget som administratör. God kunskap om kommunal
verksamhet dess organisation och administration krävs.
Vi söker dig som har;
- Gymnasieutbildning
- Utbildning med administrativ inriktning
- Dokumenterad erfarenhet av samordnings- och bemanningsarbete i Medvind.
- Dokumenterad erfarenhet av schemaläggning.
- Goda kunskaper i arbetstidslagen och allmänna bestämmelser.
- Goda kunskaper i MS Office framförallt i Excel.
- Goda kunskaper i svenska språket och god förmåga att uttrycka dig både muntligt och skriftligt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.