Administrativ assistent till Järva stadsdelsförvaltning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Vill du arbeta som administrativ assistent inom området barn och ungdom, främst mot kontaktverksamhet och familjehemsvård? Vi är en enhet med utvecklingsfokus och varierande arbetsuppgifter.
Som administrativ assistent hos oss har du möjlighet att göra skillnad för barn och unga i vårt stadsdelsområde genom det administrativa stöd som ger socialsekreterare och chefer möjlighet att fokusera på det sociala arbetet.

Socialtjänst barn och unga består av två barnenheter, tre ungdomsenheter, två enheter för familjehemsvård samt enheten för internt stöd, som du kommer att tillhöra.

Vi erbjuder

• En arbetsplats där du får arbeta med varierande arbetsuppgifter och ständigt utveckla dina administrativa färdigheter
• möjlighet att påverka och förbättra rutiner och processer
• friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling
• en arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik, verksamheten är i ständig utveckling och anpassas efter aktuella behov.

För att du ska ha ett bra arbetsliv hos oss finns flera förmåner för dig som anställd.
Läs mer om våra förmåner här

Din roll

Som administrativ assistent får du ett varierat och självständigt arbete med fokus på att stödja verksamheten på många olika sätt:

• genomföra avstämningar gällande kontaktpersoner och kontaktfamiljer
• hantera olika registerutdrag inom familjevård, inklusive årliga registerutdrag mot familjehem
• registrera adressändringar och boka resor
• administrera avtal, främst kopplat till familjehemsvården
• hantera ärenden från sociala delegationen
• sköta fakturahantering och ersättningar, både löpande och vid årliga kontroller
• registrera anmälningar.

Utöver dessa huvudsakliga uppgifter ingår även ett bredare spektrum av administrativa arbetsuppgifter som:

• hantera beställningar, post- och akthantering
• ta fram statistik och skapa/följa upp Excel-dokument som stödjer verksamheten
• uppdatera listor och rutiner samt genomföra kontroller av företag med fokus på att motverka välfärdsbrott. 

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• avslutad gymnasieexamen
• minst två års erfarenhet av likvärdigt arbete inom service och administration
• erfarenhet av administrativa system och arbete i MS Office, särskilt Excel, Word och Outlook
• erfarenhet av verksamhetssystemet Paraplyet
• erfarenhet av fakturahantering och ekonomisystemet Agresso
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Vi ser det som meriterande om du även har:

• eftergymnasial utbildning inom ekonomi eller administration
• erfarenhet av avtalshantering, gärna kopplat till familjehemsvård
• erfarenhet av att utveckla processer och rutiner
• erfarenhet av administrativt arbete inom socialtjänst
• kunskap kring avstämningar med kontaktpersoner och kontaktfamiljer.

Vi lägger stor vikt vid följande personliga förmågor:

För att lyckas i rollen är du självgående och tar ansvar för att driva ditt arbete framåt, samtidigt som du är strukturerad och organiserar och prioriterar flera uppgifter på ett effektivt sätt. Rollen kräver också en god samarbetsförmåga då du har nära och löpande kontakt med flera olika funktioner. Du är flexibel och anpassar dig lätt till förändringar och varierande arbetsuppgifter, och med ett serviceinriktat förhållningssätt skapar du förtroende och goda relationer.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

I denna rekrytering kan tester komma att tillämpas som en del i urvalsarbetet.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Välkommen till Järva stadsdelsförvaltning!

För att möta dagens och framtidens utmaningar bildades Järva stadsdelsförvaltning 2023. I vår stadsdelsförvaltning utvecklar vi stöd och service med fokus på alla Järvabor. Våra verksamheter präglas av samarbete, mod, empati och respektfullt bemötande. Vi eftersträvar öppen kommunikation och respekt för olikheter och vi tror att mångfald och en jämn könsfördelning bidrar till att utveckla vår verksamhet. Vi hoppas att du som söker vill utvecklas tillsammans med oss.

Här kan du läsa mer om Järva stadsdelsförvaltning.