Administrativ assistent till Barnahus och Origo

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.

Nu söker vi dig som vill bli vår nya administrativa assistent. Gillar du att vara en del av en föränderlig miljö där du har en viktig roll i verksamheternas administrativa och organisatoriska uppgifter? Då kan den här rollen vara för dig.

Välkommen till oss på Barnahus och Origo!

Vi är en del av området för stöd och skydd inom socialförvaltningen – som har i uppdrag att ge stöd och skydd till både barn och vuxna i utsatta livssituationer. Hos oss får du arbeta i en tvärprofessionell miljö där samverkan och barnet- och den vuxnes bästa står i centrum.

Barnahus Stockholm är en samverkansmodell där socialtjänst, polis, åklagare, barn- och ungdomspsykiatri samt barnmedicin samarbetar. Syftet är att barn som utsatts för våld eller andra övergrepp ska få ett professionellt, tryggt och samordnat bemötande. Barnahus Stockholm är beläget på Södermalm, med utsikt över Söder Mälarstrand.

Origo arbetar för att förebygga och motverka hedersrelaterat förtryck och våld, och för att förbättra livsvillkoren för ungdomar mellan 13 och 26 år som lever med hedersnormer. Verksamheten är ett samarbete mellan kommunerna i Stockholms län, Polisregion Stockholm och Region Stockholm. Läs gärna mer på www.origostockholm.se.

På Barnahus arbetar idag fyra samordnare, tre kuratorer, fyra krisstödjare, en gruppledare och en enhetschef. På Origo arbetar fem socialsekreterare/kuratorer, en barnmorska, en polisanställd på 50% och en enhetschef. Sedan har vi en administrativ assistent som stöttar båda verksamheterna och det är enhetschefen på Barnahus som är personalansvarig.

Vi erbjuder

Introduktion vid anställningens start och löpande nätverksmöten med övriga administratörer inom området.

Dessutom erbjuder vi:

• företagshälsovård och friskvårdsbidrag.
• gym och bastu i våra lokaler.
• flexavtal.
• hemarbete när arbetet tillåter det.

Din roll

Du kommer självständigt ansvara för administrationen inom verksamheterna. Det innebär att stötta organisationerna genom att utföra administrativa, organisatoriska och serviceinriktade uppgifter. På Barnahus kommer du även ha ett lokalansvar genom att sköta underhåll och service av lokalen som är cirka 2000 kvm.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter är:

• Administrativt arbete kopplat till lönehantering samt underhåll och arbete i ekonomisystem.
• Hantering av inkommande och utgående fakturor, inklusive fakturahantering via Agresso, samt utföra löpande månatliga avstämningar och redovisningar av ekonomi och fakturering i samarbete med ansvarig chef.
• Löpande statistikarbete i Excel.
• Att samverka med olika verksamheter inom enheten för att säkerställa ett effektivt arbetsflöde.
• Upprätta avropsavtal och genomföra direktupphandlingar enligt gällande rutiner och regelverk vid behov.
• Att genomföra beställningar (allt från kontorsmaterial och mobiler till IT, livsmedel osv).
• Ordnandet av behörigheter för nya och befintliga medarbetare i system som Platina.
• Administrering av maillistor, telefonlistor, resor och konferenser.
• Planering av arbetsschema.
• Hantera hemsidor och sociala medier.
• Övriga administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma.

Du kommer jobba i nära samarbete med ledningen på Barnahus och Origo. Ditt arbete kommer vara förlagt 70 % av tiden på Barnahus och 30 % på Origos verksamhet. Din arbetsplats kommer vara både i Barnahus och i Origos lokaler.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• Minst gymnasieexamen, gärna med ekonomiinriktning eller motsvarande utbildning.
• Flerårig och aktuell erfarenhet som administratör/administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet.
• Dokumenterad erfarenhet av fakturering och att arbeta i löne- och faktureringssystem samt ekonomisystem.
• Erfarenhet av löpande statistikarbete i Excel.
• Aktuell erfarenhet av att samverka med olika verksamheter.
• Aktuell erfarenhet av att upprätta avropsavtal och genomföra direktupphandlingar.
• Erfarenhet av lokalunderhåll och service av lokal.
• Goda IT-kunskaper i Officepaketet.
• God kommunikationsförmåga i svenska, både muntligt och skriftligt.

Meriterande om du har:

• Erfarenhet av Stockholms stads lön- och fakturasystem (Lisa och Agresso) samt sociala systemet Platina.
• Dokumenterad erfarenhet av bemanning och schemaläggning.
• Erfarenhet av att hantera hemsidor och sociala medier.

Som person är du serviceinriktad, tillmötesgående samt tycker om och har lätt för att samarbeta med andra. Då ditt arbete är omväxlande är det viktigt att du kan planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är van att ta egna initiativ och få saker gjorda. För att trivas i den här rollen behöver du på ett smidigt sätt kunna anpassa dig till nya förutsättningar och ha en förmåga att se möjligheter vid förändringar.

Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina kompetenser, din personliga lämplighet och motivation för tjänsten. Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Den här tjänsten är placerad i säkerhetsklass 3 och innebär en säkerhetsprövning (vilket vi omber polisen att utreda om du blir vald för tjänsten).

Vi har valt att genomföra denna rekrytering utan personligt brev för att tydligare fokusera på de kompetenser och erfarenheter som är relevanta för rollen. För den här rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.