Administrativ assistent inriktning arkiv

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.

Välkommen till oss

Område hemlöshet är en socialtjänst vars målgrupp är personer över 20 år som lever i hemlöshet och inte har någon kontakt med stadsdel. Uppdraget är att tillhandahålla olika former av insatser som syftar till ett varaktigt boende och medverka i klientens process ut ur hemlöshet. Du kommer tillhöra den administrativa enheten som är en av sex enheter inom området.

På den administrativa enheten är vi sex administratörer, en receptionist, två personliga ombud och en enhetschef. Vårt uppdrag är att stötta de övriga enheterna med administrativt och praktiskt stöd med bland annat fakturahantering, bokföring, arkiv och posthantering, behörighetsadministration samt lokalfrågor. Vi ansvarar även för receptionen samt personliga ombud.

Vi erbjuder

Du erbjuds ett utvecklande arbete med många kontaktytor, du ingår i en trevlig arbetsgrupp med engagerade och kunniga kollegor. Arbetsplatsen är centralt belägen på Södermalm med goda kommunikationsmöjligheter. Du får ett friskvårdsbidrag och har flexibel arbetstid samt vinter- och sommararbetstider.

Läs här mer om:

• våra förmåner
• socialförvaltningen
• hur det är att vara en del av Stockholms stad.

Din roll

Som administrativ assistent med inriktning arkiv kommer du huvudsakligen arbeta med att:

• Hantera socialtjänstakter fysiskt samt i Paraplysystemet.
• Sortera in handlingar i akt.
• Ordna och förteckna handlingar.
• Gallra i arkivet utifrån rådande regelverk samt arkivlagen.
• Besvara kollegor som är i behov av din kompetens.
• Vara dataskyddsombud och hantera GDPR-frågor.

En dag i veckan kommer du arbeta med jouruppgifter, kontrollera och betala ut ekonomiskt bistånd via vårt interna IT-system Paraplyet som används för att hantera och dokumentera ärenden och insatser. Bevaka inkommande telefonsamtal, fax samt mail och registrera det i Paraplysystemet.

Din kompetens och erfarenhet

För den här rollen krävs:

• erfarenhet av att arbeta med liknande arbetsuppgifter inom arkiv
• erfarenhet av IT-systemet Paraplyet i gallringsmodulen
• mycket goda kunskaper i svenska, i både tal och skrift
• god datavana.

Det är meriterande om du har kunskaper i GDPR-frågor.

För att trivas i rollen behöver du vara självgående eftersom du arbetar självständigt i arkivet. Du arbetar noggrant och strukturerat vilket är avgörande för att säkerställa ordning och reda i arkivet, detta är en förutsättning för att korrekt bedriva socialtjänstens arkiv. Eftersom du har kontakt med flera enheter behöver du trivas med att samarbeta och vara serviceinriktad. Avslutningsvis är du flexibel vilket gör att du kan styra om arbetsuppgifter utifrån ändrade prioriteringar.

I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Urval kommer ske löpande, vänta inte med att skicka in din ansökan. Tester som en del av bedömning kan tillkomma. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Detta är ett vikariat som sträcker sig till december 2026. Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.