Administrativ assistent

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning finns i västra Stockholm med närhet till natursköna områden och goda kommunikationer. Vi är cirka 1700 engagerade medarbetare som bidrar med service av hög kvalitet till stadsdelsområdets invånare varje dag. Tillsammans gör vi skillnad!

Vår administrativa enhet är ny sedan januari 2026. Det innebär att vi är under en uppbyggnadsfas. Du kommer ingå i ett team med femton medarbetare; administrativa assistenter och en enhetschef. Rollen är central och innebär varierande arbetsuppgifter och ställer krav på flexibilitet. Hos oss är ingen dag den andra lik. 

Vi erbjuder

I Hässelby Vällingby stadsdelsförvaltning har vi friskvårdsbidrag och möjlighet att nyttja förvaltningens egna gym. Vi har också flexibel arbetstid enligt flextidsavtal, sommartid från maj-sep och möjlighet finns att arbeta hemifrån när arbetet tillåter och enligt stadens riktlinjer för hemmaarbete.

Din roll

Som administrativ assistent ingår du i ett team som stödjer avdelningen Individ och familj med drygt 300 anställda.

Du kommer bland annat att:

• Ge administrativt stöd till chefer och medarbetare
• Sköta ekonomiadministration, fakturor och avgiftsdebitering
• Ge administrativt stöd i verksamhetens digitala system
• Hantera ärenden, dokumentation och administration med beaktande av offentlighets- och sekretesslagstiftning
• Vara behjälplig vid beställningar, bokningar av resor konferenser etc
• Stötta kollegor vid hög arbetsbelastning och där behov uppstår

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid och du får möjlighet att bidra där din kompetens gör störst nytta.

Din kompetens och erfarenhet

För denna roll är det ett krav att du ska ha:

• Utbildning inom administration, till exempel gymnasieutbildning, YH, annan relevant utbildning eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdigt
• Erfarenhet av administrativt arbete
• God datorvana och erfarenhet av att arbeta i flera system parallellt
• God kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska

Vi ser det som meriterande är om du har:

• Erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning
• God kunskap om offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och förmåga att tillämpa den i det dagliga arbetet
• Erfarenhet av Agresso
• Erfarenhet av Paraplysystemet

Vi söker dig som är självgående i ditt arbete och har ett serviceinriktat förhållningssätt. För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad och noggrann i ditt arbete samt ha en förmåga att samarbeta med olika parter. Vidare är du flexibel och kan anpassa prioriteringar utifrån verksamhetens behov.

Övrigt

I den här rekryteringen kommer du få svara på ett antal frågor där du får beskriva din kompetens inom området i stället för att skicka ett personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi utgå ifrån ditt CV och dina svar på urvalsfrågorna.

Välkommen in med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Välkommen till Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning!

Vi finns i västra Stockholm med närhet till natursköna områden och goda kommunikationer. Hos oss arbetar cirka 1700 stolta och engagerade medarbetare som bidrar med service av hög kvalitet till stadsdelsområdets invånare varje dag. Arbetsmiljön hos oss präglas av samarbete, mod och delaktighet. Vår styrka är att den mångfald som finns bland invånare även finns hos våra medarbetare. Tillsammans gör vi skillnad!
Läs gärna mer om vår förvaltning här.