Administrativ ass. till Lägenhetsgruppen, Stockholms stad

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.

Välkommen till oss

Välkommen till oss
Lägenhetsgruppen är en del av Försöks- och träningslägenheter(FoT) och Bostad Först(BF). Kontoret ligger på Göta ark på Medborgarplatsen och ingår i Område Boende vuxna med uppdrag att medverka i brukarnas process ur hemlöshet. Målgruppen är ofta personer som levt i hemlöshet med komplexa stödbehov till följd av beroende och psykisk sjukdom. Lägenhetsgruppen sköter allt praktiskt och juridiskt runt FoT- och BF-lägenheter. Åker på besiktningar och störningar, samordnar transporter och lagring av kvarlåtenskap, håller kontakt med de Allmännyttiga bostadsbolagen och bostadsförmedlingen samt sköter verksamheternas administration.

Vi erbjuder

Vi erbjuder :
• Grundlig introduktion.
• Internutbildningar i stadens olika system samt kompetensutbildning.
• Friskvårdssubvention på 3000 kr/år.
• Rabatterade erbjudanden inom Stockholm stads idrottsanläggningar.
• Möjlighet till semesterväxling.
• En arbetsplats med högt AMI, låg personalomsättning och medarbetare som trivs.

Din roll

Som administrativ assistent ansvarar du för allt arbete i Agresso och LOIS liksom övriga administrativa uppgifter. Du ingår i ett team och ger stöd till övriga medarbetare.
Agresso;
• Göra listor inför godkännande av hyresfakturor.
• Hantera fakturor.
• Hantera bokförings- och inköpsordrar.
• Göra beställningar.

LOIS:
• In-och uthyrningsavtal.
• Vara boendestödjarna behjälplig.

ÖVRIGT:

• Ta emot lägenheter från bostadsbolagen, visning av lägenheter.

Övriga sysslor inkluderar kontakt med Infotorg, hantera SL- och taxikort, beställningar, bokföra First Card, fakturera vårdavgifter, posthantering, dokumentansvar, arkivansvar samt följa regler för arkivering och gallring av journalhandlingar, delta i personalmöten, konferenser, kurser, administratörsmöten och fortbildning inom det egna yrkesområdet.
Ta fram statistik till tertialrapporter och verksamhetsberättelse.
GDPR-ansvarig.

Din kompetens och erfarenhet

Nödvändig utbildning och erfarenhet:

• Eftergymnasial utbildning
• Minst 3 års aktuell erfarenhet av administrativt arbete.
• God kunskap i svenska i tal och skrift.
• God kunskap i Office-paketet.

Meriterande utbildning och erfarenhet:

• Lämplig akademisk utbildning.
• Erfarenhet av arbete i Stockholms stad.
• Vana av arbete i Agresso och LOIS.
• Vana av stadens övriga administrativa system.
• Erfarenhet av arbete med målgruppen.
• Erfarenhet av och förståelse för de verksamhetens metoder; ESL, MI och Lab.
• Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.