Nämndsekreterare till Kyrkogårdsförvaltningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholms kyrkogårdsförvaltning är huvudman för begravningsverksamheten i Stockholms stad. Kyrkogårdsförvaltningen bedriver begravnings- och serviceverksamhet med högt ställda etiska krav och ansvarar för 12 begravningsplatser, 13 kapell, en ceremonibyggnad och 2 krematorier med stora kulturhistoriska värden.

Välkommen till oss

Förvaltningens bestånd sträcker sig från Strandkyrkogården i sydöst till Hässelby i nordväst. Hos oss finns världsarvet Skogskyrkogården och välkända Norra Begravningsplatsen och Galärvarvskyrkogården. Hösten 2024 driftsattes även den vackra och uppmärksammade nya begravningsplatsen i Järva. På förvaltningen är vi cirka 140 fast anställda och ökar till nästan dubbla antalet under sommarhalvåret.

Vi erbjuder

Ett uppdrag för dig som trivs med variation, uppskattar att ta ett helhetsansvar och ser värdet i att bidra där verksamheten behöver det som mest.

Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig förmåner som flextid, friskvårdsförmåner, utbildningsinsatser och seminarium inom aktuella verksamhetsfrågor samt möjlighet att växla semesterdagstillägg mot extra ledighet. Hos oss värnar vi om en god arbetsmiljö och att våra medarbetare ska känna delaktighet.

Din roll

Tjänsten kombinerar rollerna som nämndsekreterare och registrator och är placerad vid den administrativa enheten, som ansvarar för ekonomi, IT och arkivfrågor. Enheten består av sex medarbetare inklusive enhetschef.

Det här är en central och varierad roll med många kontaktytor. Som nämndsekreterare ansvarar du för att samordna nämndprocessen, planera sammanträden samt upprätta kallelser och protokoll. Som registrator ansvarar du för registrering, diarieföring, arkivering och hantering av allmänna handlingar samt ger stöd i frågor som rör offentlighetsprincipen, personuppgiftshantering och arkiv. Du bidrar även till utveckling och kvalitetssäkring av förvaltningens dokument- och ärendehantering.

Eftersom förvaltningen är relativt liten får du möjlighet att arbeta brett och vara delaktig i flera olika administrativa processer, samtidigt som det också innebär att du behöver vara beredd att ta ett stort ansvar inom flera områden. Då förvaltningen befinner sig i ett förändringsskede kan även andra administrativa arbetsuppgifter komma att tillkomma över tid.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• Högskole- eller universitetsutbildning, gärna med samhällsvetenskaplig, juridisk inriktning eller annan likvärdig utbildning.
• Några års erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare och/eller registrator.
• Erfarenhet av ärende och- dokumenthanteringssystem.
• Mycket god datorvana.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av politiskt styrd organisation.
• Arbetat med digital utveckling inom arbetsområdet.
• Arbetat med arkivfrågor.

Vi söker dig som är strukturerad, självgående och trivs med att planera och skapa ordning i ditt arbete. Du har ett noggrant och systematiskt arbetssätt, tar egna initiativ och driver uppgifter framåt. Samtidigt har du god samarbetsförmåga och uppskattar att arbeta tillsammans med andra för att nå gemensamma mål.

För att lyckas i rollen behöver du vara kvalitetsmedveten och ha känsla för detaljer, regelverk och korrekta processer. Du kombinerar detta med ett serviceinriktat förhållningssätt och en vilja att ge stöd och vägledning till politiken, kollegor och andra kontakter på ett professionellt och tillmötesgående sätt.

Övrigt

Kontoret är idag beläget i Globen-området och kommer under 2027 att flytta till Kungsholmen, nära T-centralen.

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering, för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Arbetspsykologiska tester kan komma att användas som del i rekryteringsprocessen.

Under semestertider har vi begränsad tillgänglighet och kan därför besvara eventuella frågor från och med den 3 augusti.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.