Erfaren och serviceinriktad administratör till Stadsledningskontoret!

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 390 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Välkommen till oss

Enheten för stöd- och utveckling är en av fyra enheter vid juridiska avdelningen. På enheten arbetar dataskyddsombud och visselblåsarhandläggare samt administratörer, arkivarie och receptionist tillsammans med enhetschefen. Vårt uppdrag är tillse att Stockholms stad lever upp till gällande dataskyddsreglering samt hantera visselblåsarfunktionen. Vidare ger vi service och stöd som underlättar arbetet för avdelningens jurister. Vi ska även bidra med att utveckla verksamheten utifrån aktuella behov.

Säkerhetsavdelningens uppdrag är att samordna övergripande säkerhetsfrågor samt Stockholms stads beredskapsarbete. Vi ansvarar också för vissa operativa krishanterings- och säkerhetsfrågor. Avdelningen är organiserad i tre enheter samt en funktion för ledningsstöd.

I rollen kommer du att fördela din arbetstid mellan juridiska avdelningens enhet för stöd och utveckling och säkerhetsavdelningen. Avdelningarna är samlokaliserade och delar kontor i samma byggnad.

Vi erbjuder dig

Hos oss får du möjlighet till att bidra till samhällsnytta på en attraktiv arbetsplats som präglas av ett positivt och öppet klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetenser. Dessutom får du en unik möjlighet att få inblick i två olika verksamheter och bredda din erfarenhet. Kollegorna är motiverade och kunniga på verksamhetens uppdrag. Vi erbjuder dig även:

• flexibel arbetstid, vinter- och sommararbetstid, semesterväxling
• friskvårdsbidrag
• om så uppgifterna tillåter möjlighet att arbeta 1 dag i veckan från annan plats än kontoret
• goda möjligheter till utveckling.

Idag sitter vi i provisoriska lokaler, men under året flyttar vi till nyrenoverade, ljusa lokaler i Kanalhuset, Kungsholmen. Läs gärna mer om våra förmåner här.

Din roll

Arbetsuppgifterna innebär i huvudsak följande:

• Bevaka och tillse medarbetares behov av administrativt stöd, exempelvis vid förhandlingar, akter, anordning av utbildningar samt delta och planera övriga aktiviteter.
• Löpande ekonomiadministration, såsom fakturahantering i Agresso.
• Dokument- och ärendehantering, exempelvis i vårt ärendehanteringssystem eDok.
• Hantera funktionsbrevlådor.
• Telefonväxelavbytare.
• Utveckling av administrativa arbetssätt.
• Ansvara för kontorets dagliga drift, exempelvis inköp och beställningar, post, kontakt med hyresvärd och skapa trivsel i gemensamma utrymmen m.m.
• Ge administrativt stöd vid nyanställningar och viss personaladministration.
• Representera oss i olika administratörsnätverk på stadsledningskontoret.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• Gymnasial examen.
• Aktuell erfarenhet av administrativt arbete i en stödjande/serviceinriktad funktion.
• Aktuell erfarenhet av ekonomi-, dokument- och ärendehanteringssystem.
• Mycket god datorvana, inklusive Word, Excel och PowerPoint.
• Mycket goda kunskaper i svenska, i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du har:

• Påbyggnadsutbildning inom administration, service, ekonomi, juridik eller en paralegal-examen.
• Erfarenhet av Agresso och/eller eDok.
• Erfarenhet av att utveckla administrativa arbetssätt.
• Erfarenhet av att kommunicera med jurister, domstol och myndigheter.

För att lyckas och trivas i rollen är du självgående och kan organisera och driva ditt arbete framåt. Du är flexibel och kan ställa om utefter nya omständigheter och prioriteringar. Du är professionell och omdömesgill, med god självinsikt och förmåga att göra väl avvägda bedömningar och prioriteringar. Vidare faller det dig naturligt att vara serviceinriktad då du väldigt ofta kommer hjälpa andra. Du måste vara noggrann för att kunna se till detaljer och hålla hög kvalitet. Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga kompetenser.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Rekryteringsprocessen innehåller arbetspsykologiska tester

Om du har frågor som rör juridiska avdelningen kopplat till tjänsten är du välkommen att kontakta Ulrika. För frågor som rör säkerhetsavdelningen kontaktar du Fredrik. Övriga frågor hänvisas till Fouad. Tjänsten är inplacerad i säkerhetsklass.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.