Arkivarie för utlämnande av allmänna handlingar på stadsbyggnadskontoret

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsbyggnadskontoret planerar för ett framtida Stockholm på uppdrag av stadsbyggnadsnämnden. Vi arbetar med stadsplanering såväl översiktligt som på detaljnivå, bygglov, stadsmätning, fastighetsbildning och bostadsanpassning. Stadsbyggnadskontoret har ca 340 anställda och vi sitter centralt på Kungsholmen med ca tio minuters gångavstånd till Stockholms central. Förvaltningens verksamhet genomsyras av värdeorden professionell, helhetssyn och inkluderande.

Välkommen till oss

Är du driven och självgående i ditt arbetssätt och har erfarenhet av att arbeta strukturerat med dokument- och ärendehantering? Är du bra på att samarbeta, samordna och se verksamhetens behov? Då kan du vara den vi söker till enheten för informationshantering!

På vår enhet ansvarar vi för att stadsbyggnadskontorets information hanteras säkert, korrekt och i enlighet med gällande lagar och riktlinjer. Detta omfattar allt från diarieföring och dokumenthantering till arkivering, sekretessprövningar och informationssäkerhet. Vårt team består av 18 kollegor som arbetar inom registratur, arkiv, dataskydd och informationssäkerhet samt på stadsbyggnadsexpeditionen. Tillsammans säkerställer vi gott samarbete, god bemanning och tillgänglighet inom verksamheten.

Nu söker vi en erfaren arkivarie med inriktning mot utlämnande av allmänna handlingar, som även till viss del kan ta extra ansvar på enheten och vid behov leda processer och grupper.

En hälsning från din blivande chef Eva Ioannidis:
Hos oss får du vara med och bidra till att stadens information hanteras rättssäkert, strukturerat och tillgängligt för både allmänheten och verksamheten. Jag värdesätter ett öppet samarbetsklimat där vi delar kunskap, tar vara på varandras kompetens och tillsammans utvecklar våra arbetssätt. Nu ser jag fram emot att välkomna en ny kollega som vill bidra till vårt viktiga samhällsuppdrag och vara med och utveckla framtidens informationshantering på stadsbyggnadskontoret!

Vi erbjuder

På stadsbyggnadskontoret blir du en viktig del av en myndighet där vi alla är aktiva, tillgängliga och trovärdiga. Vi erbjuder dig en inspirerande och lärande arbetsplats där du får goda möjligheter att utvecklas och lära dig nytt.

Som medarbetare hos oss kan vi erbjuda:

• utvecklande och självständiga arbetsuppgifter
• kompetenta och kreativa kollegor
• regelbunden och relevant kompetensutveckling
• generösa flextidsramar och möjlighet till distansarbete
• friskvårdsbidrag och andra rabatter på olika aktivitetsmöjligheter (läs mer via länken: Förmåner Stockholm stad)

Din roll

I rollen som arkivarie handlägger du ärenden om utlämnande av allmänna handlingar och gör bedömningar utifrån tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagen. Här bidrar du till ett viktigt samhällsuppdrag genom att säkerställa att information om stadens planering och byggande bevaras, är sökbar och kan tillgängliggöras när den behövs. Uppdraget ställer höga krav på noggrannhet, rättssäkerhet och skyndsam handläggning och innebär omfattande kontakt med allmänheten och myndighetens handläggare, såväl som andra externa aktörer.

Med utgångspunkt i din specialistkompetens får du även möjlighet att driva processer, samordna arbetsinsatser och stödja utvecklingen av arbetssätt inom området. Eftersom en stor del av arbetet utförs digitalt behöver du ha god förståelse för digital informationshantering, diarieföring och hur information struktureras för att vara sökbar och tillgänglig.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består bland annat av att:

• Självständigt handlägga begäran om utlämnande av allmänna handlingar.
• Genomföra sekretessprövningar enligt offentlighets- och sekretesslagen.
• Bedöma vilka uppgifter som kan lämnas ut vid förfrågningar.
• Driva och leda processer och grupper inom enheten.
• Besvara frågor från handläggare och allmänhet via e-post samt vid fysiska besök på stadsbyggnadsexpeditionen under expeditionens öppettider.
• Bidra till utveckling av rutiner och arbetssätt inom området.
• Ansvara för samordningen av verksamheten mellan serviceförvaltningens kontaktcenter och stadsbyggnadsexpeditionen.
• Delta i det dagliga arbetet med arkivvård och utåtriktad verksamhet, bland annat genom att redovisa verksamhetsinformation, säkerställa bevarande och tillgänglighet av digital verksamhetsinformation samt ge stöd i allmänna arkivfrågor.
• Arbeta med övriga uppgifter inom arkiv- och informationshantering, såsom bevarande och tillgängliggörande av digital verksamhetsinformation samt stöd i arkivfrågor.

Informationhanteringsenheten utvecklas ständigt och står bland annat inför spännande förändringar i och med kommande implementering av ett nytt verksamhetssystem. Som arkivarie på den aktuella positionen får du möjlighet att vara med och utveckla denna och andra funktioner genom att bidra med din kompetens, stärka ordning, struktur, spårbarhet och tillgång till information samt vidareutveckla arbetssätt, informationshantering och nya e-tjänster.

Din kompetens och erfarenhet

Till denna tjänst söker vi dig som har:

• Universitets- eller högskoleutbildning inom arkivvetenskap eller motsvarande utbildning där arbetsgivaren bedömer att man har fullgod utbildningsnivå.
• Minst två års aktuell arbetslivserfarenhet av arbetsuppgifter inom utlämnande av allmänna handlingar och arkiv, som arbetsgivaren bedömer som relevant.
• Aktuell erfarenhet av arbete med att lämna ut allmänna handlingar digitalt.
• Erfarenhet av att söka fram information i arkiv och diarier, som kan styrkas genom tidigare anställning, uppdrag eller andra relevanta meriter.
• Goda kunskaper i tryckfrihetsförordning och offentlighets- och sekretesslagen.
• Erfarenhet av att leda eller samordna grupper, antingen i linjeverksamhet eller i projektform.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift, då detta krävs i det dagliga arbetet.



Det är meriterande om du har:

• Relevant arbetslivserfarenhet från offentlig verksamhet.
• Juridisk kompetens eller relevant juridisk utbildning, särskilt inom offentlig rätt, förvaltningsrätt, offentlighet och sekretess eller annan för rollen relevant lagstiftning.
• Kunskap om dataskyddsförordningen.
• Erfarenhet av traditionellt arkivarbete, exempelvis ordnande och förtecknande av arkiv samt arbete med arkivredovisning, bevarande, gallring och e-arkivering.
• Erfarenhet av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem och e-arkiv, gärna med fokus på informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande.
• Erfarenhet av bygglovshandlingar och tolkning av byggnadsritningar, alternativt stadsbyggnadsfrågor.

I denna process lägger vi extra stor vikt vid följande kompetenser:
Som person är du utvecklingsinriktad, noggrann och strukturerad med ett gott öga för detaljer. Du är serviceinriktad och trygg i din egen förmåga att självständigt och på eget initiativ ta dig an och lösa utmaningar. Eftersom arbetsbelastningen kan variera över tid är det viktigt att du är flexibel och uthållig, likaså att du har en god samarbetsförmåga då vi arbetar nära varandra i team på enheten. Slutligen ser vi gärna att du har ett intresse för stadsbyggnadskontorets kärnuppdrag och en förståelse för den verksamhet och det samhällsuppdrag som informationen du hanterar är en del av. 

Övrigt

Notera att det tydligt ska framgå av ditt CV på vilket sätt du uppfyller våra ställda krav och meriter, då det tillsammans med urvalsfrågor ligger till grund för att vi ska kunna göra en rättvis och likvärdig bedömning av dig som kandidat. 

Arbetsprov kan komma att ingå som ett senare steg i rekryteringsprocessen.

En anställning hos oss kan innebära att befattningen placeras i säkerhetsklass. Om befattningen omfattas av krav på säkerhetsprövning kommer sådan att genomföras före beslut om anställning i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585). Säkerhetsprövningen kan, beroende på befattningens säkerhetsklass, innefatta registerkontroll. För vissa befattningar i säkerhetsklass kan krav på svenskt medborgarskap gälla.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.