Serviceinriktad administratör till stadsledningskontoret

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Är du serviceinriktad, strukturerad och tycker om ett varierande arbete? I så fall kan du vara vår nya administratör på finansavdelningen. Administratören är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet på avdelningen, där du med god service levererar ett gott stöd och bemötande.

Välkommen till oss

Finansavdelningen ansvarar för upprättande och uppföljning av stadens budget, bokslut, årsredovisning och finansstrategi. Den upprätthåller även stadens internbanksfunktion samt ansvarar för strategiska inköps- och upphandlingsfrågor. Avdelningen arbetar med ekonomistyrning samt stöd och utveckling riktat till stadens nämnder och bolag och är därför systemägare med det övergripande och samordnande ansvaret för stadens ekonomisystem (Agresso), prognosverktyget Hypergene samt upphandlings- och avtalssystemet Kommers. Vidare bevakar och utreder finansavdelningen frågor som är strategiska och av betydande ekonomisk vikt för staden samt har ett samlat ansvar för att på kommunkoncernnivå göra ekonomiska analyser och utvärderingar. Finansavdelningen består idag av ca 50 medarbetare fördelade på sex enheter.

Vi erbjuder dig

• En inspirerande och kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat. Vi har tydliga mål och ansvarsområden där vi tar ett stort eget ansvar
• Stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor
• Flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag, med träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen
• Centralt placerat kontor på Kungsholmen
• Läs gärna mer om vilka förmåner du får när du arbetar i Stockholms stad här

Din roll

Som administratör har du en viktig del i att hålla ihop finansavdelningen, skapa trivsel och stödja avdelningens ledningsgrupp. I tjänsten ingår administrativa arbetsuppgifter som är gemensamma för hela arbetsplatsen. Du är också kontakten utåt i många sammanhang vilket medför kontakt med många personer, såväl internt inom staden som externt.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:

• Bidra till att hålla samman avdelningen och skapa en god psykosocial arbetsmiljö
• Bevaka avdelningens funktionsbrevlåda
• Stödja avdelningen med diarieföring i eDok, stadens verksamhetsstöd för ärendeflöde och diarieföring samt med administration av informationshantering
• Göra avdelningsgemensamma inköp och vid behov ta in anbud
• Kontering och utredning av leverantörsfakturor i Agresso
• Göra viss kundfakturering i Agresso
• Uppdatera information om avdelningen på intranätet och webb
• Sköta administration i samband med nyanställningar, avslut och uppvaktningar
• Administration kopplat till möten, konferenser och utbildningar
• Vara kontaktperson gentemot andra avdelningar och enheter på stadsledningskontoret
• Stötta avdelningen och dess ledningsgrupp i övriga administrativa frågor och uppdrag

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• gymnasieexamen
• några års aktuell erfarenhet av arbete som administratör
• van att arbeta i verksamhetssystem och officepaketet 
• god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av arkivering och diarieföring
• erfarenhet av arbete med Agresso 
• gymnasial utbildning med inriktning mot ekonomiområdet
• erfarenhet av arbete inom politiskt styrd organisation, gärna kommunal verksamhet.

För att trivas i rollen behöver du ha en god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett självständigt och strukturerat sätt. Du har lätt för att ta till dig instruktioner och bra på att ta ansvar och driva ditt eget arbete framåt. Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara flexibel och ha lätt för att skapa goda relationer och trivsel. Vi ser att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du har ett gott bemötande. Du är både bra på att arbeta självständigt och i grupp tillsammans med andra. I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för uppdraget.

Känner du igen dig i ovanstående beskrivning är du varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.